Leverera projekt till 100% – eller lämna efter dig en halväten elefant?
”Detta projekt får inte återigen bara bli en halväten elefant – det ligger redan så många halvätna elefanter runt om i korridorerna och skräpar”, sa en projektmedlem till mig då jag höll i ett uppstartsmöte.
Han beskrev att projekten han deltagit i tidigare bara hade levererat en bråkdel av det som varit målsättningen. Hur blev det så? frågade jag honom och fick svaret: ”Omprioriteringar, budgetneddragningar, avgränsningar och successivt minskat scope p.g.a. av tids- och resursbrist i projekten”. De ursprungliga behoven kvarstod ofta efter projekten och man fick ta med sig en diger restlista till nästa projekt med en ny förhoppning att lyckas.
Visst styckar vi alla en elefant då och då. Det är ju en projektledares uppgift att på bästa sätt strukturera arbetet. Vi delar t ex upp projektet (elefanten) i mindre arbetsblock. På projektspråk kallar vi det ibland för att vi gör en WBS eller arbetsstruktur.
Varför blir då vissa projekt bara halvätna elefanter? Jag tror att en av grundorsakerna är att det saknas en tydlig koppling mellan beställarens behov (effektmålen) och det som projektet styrs mot (projektmålen). Hamnar vi i situationer där projektet behöver prioritera om, är det relativt enkelt att ta ställning till justeringar i tid, kostnad och projektets leverabler. Oftast är det inte lika lätt för en beställare att se hur dessa ändringar påverkar effektmålen.
Ansvarsfrågan är en utmaning. Utgångspunkten är att beställaren ansvarar för effektmålen och projektledaren ansvarar för projektmålen. Projektledare premieras ofta om de lyckas leverera på tid och inom budgetramen. Huruvida effektmålen uppnås är ju beställarens huvudvärk, ofta en lång tid efter att projektet avslutats.
Sällan levererar ett projekt 100 % på ursprunglig plan, men vi bör undvika att lämna efter oss ”halvätna elefanter” som nästa projekt får ta hand om. Kan vi sträva efter att skapa en ökad spårbarhet mellan effektmål och projektmål gör vi det enklare för beställaren att förstå hur omprioriteringar i projekten slår.