Hur kan jag prioritera i projekt? (MoSCoW-metoden)
Mats Nyman (Systemvetare och Partner i Wenell) om en vanlig situation i projekt – prioritering av mål, aktiviteter, resurser, tid, antal features osv. när inte kan alla kan uppnås inom projektets ramar.
- Hur gör jag som projektledare?
- Finns det ett strukturerat och samtidigt snabbt sätt att prioritera?
- Vem skall prioritera – projektgruppen eller beställaren?
Mats svarar på dessa frågor och ger visar på ett möjligt verktyg för prioritering, – MoSCoW.
Hur brukar du prioritera?
För dig som hellre vill läsa – nedan följer en utskrift på video-intervjun:
Mats, en tuff situation som projektledare, det är när man står inför prioriteringar i projektet, och jag vet att du har en favoritmetod här som heter MoSCoW. Vad går den ut på?
Mats Nyman: Det är en väldigt vanlig situation att det är mycket som läggs på ens bord som projektledare. Man har en hel lista med krav och önskemål där det kanske inte är så tydligt var som är det viktigaste egentligen. Så det är viktigt att försöka utgå från det behovet som finns hos användarna och mottagarna. Och få en tydlighet i vad som är viktigare än det andra.
Och då finns det en bra metod som heter MoSCoW, som är fyra olika nivåer egentligen av relativ viktighet mellan olika innehållsbitar i målbilden. Så de här olika bokstäverna i MoSCoW ordet symboliserar olika nivåer i viktighet.
Så M:et står för Must haves och är oerhört viktiga saker som verkligen måste med, i projektets leverans. Och man kan beskriva det som en ’minimum usable subset’, alltså det finns inget med som klassas som ett ”must” med i leveransen, så då har vi inte en fungerande lösning. Det borde leda till att vi ifrågasätter hela projektet. Så det är de absolut viktigaste grejerna.
Should haves, S:et står för Should haves och är också väldigt viktiga saker. Kan betraktas eller tolkas som krav de också men, om du missar att leverera något som är klassat som ett ’should haves’ så finns det sätt att gå kring det, man kan ha work arounds, och det är inte vitalt på samma sätt som ett ”must”, men också
viktiga saker som vi gör, som ska med i leveransen.
Could haves är ännu lägre viktighetsnivå. Det är sånt som vi försöker få med i leveransen också, det är inte oviktigt, men relativt ”must” och ”shoulds” så är de mindre viktiga. Då kommer vi i en prioriteringssituation där vi måste ta vägval, för att hinna i tid och hålla oss inom resursramarna som vi har inom projektet så kanske vi måste stryka på vissa grejer då. Och då väljer man helt enkelt att ta bort vissa av de delarna som är klassade som coulds.
W.et står för won’t haves och symboliserar det vi brukar kalla för avgränsningar Någon som vi kommer överens om redan från början att exkludera ur projektet, i alla fall i denna tidsrunda. Och det fina med MoSCoW är att man kan använda det till massor av olika saker egentligen, diskutera relativa viktigheten mellan olika saker, antingen kring målen i hela projektet men också om vi har någon etapp i något projekt, med kanske någon milstolpe där vi har definierat någon form av resultat som vi vill vara klara med. Så kan man använda prioriteringstekniken också för såna delar i projektet.
Är det så att man använder det här bara inom projektgruppen, eller vilka parter, roller använder typiskt den här prioriteringen?
Mats Nyman: Ja, där är ju en jätteviktig sak att komma ihåg, att egentligen är det inte projektgruppen eller projektledare som gör prioriteringen. Utan det är viktigt att vi har med i teamet en representant för användarna eller kunden som är bemyndigad att fatta beslut eller att prioritera.
Så hela tanken bakom det här är att vi har en tät samverkan mellan kund och användare och de som ska använda projektresultatet så småningom. Och det teamet som utvecklar själva projektresultatet. Så det är en central del, och när man ser exempel då på att den här tekniken inte faller väl ut, så är det ett typiskt exempel på att du inte har en tillräckligt närvarande eller aktiv person som hjälper oss att prioritera.
Vad är resultaten om man använder den här metoden? Vad har du själv sett i linjen och i olika verksamheter?
Mats Nyman: Det är att vi matchar behoven på ett betydligt bättre sätt. Vi prioriterar och gör de viktigaste grejerna först.
Kanske också hittar, vad som är mindre viktigt och kanske väljer att inte lägga tid och kraft på att utveckla de delarna. Så vi använder resurserna mer effektivt i hela projektet. Och väldigt ofta upplever de som då ska använda själva resultatet att de får ut mer värde så att säga i sin verksamhet. Per investerad timme eller krona, eller Euro eller vad man nu satsar. Så per insatt resurs i projektet får du mer verksamhetsnytta genom att ha den här tydliga prioriteringen.
Vi summerar
- Som projektledare står du ofta inför prioriteringar. MoSCoW är ett möjligt
verktyg för att prioritera. - M står för ”must haves” – utan dessa levererar inte projektet ett minimum av
resultat. - S står för ”should haves” – detta är det som bör vara med i projektet.
- C står för ”Could haves” – saker vi strävar efter att leverera men som lägre
prioritet än ”Should haves”. - W står för ”Won´t haves” – saker som står på någon form av önskelista för
organisationen. Men som vi från start har prioriterat bort. - Genom att använda denna prioritering kan resurser läggas på rätt saker.
- Viktigt! Beställaren, kunden, den mottagande verksamheten – är de som skall
genomföra prioriteringen. Inte projektgruppen själva.