Överväldigad och stressad som projektledare?
Ibland blir man överväldigad och stressad som projektledare. Kjell Berglund ger råd.
Podcasten i klartext
Kjell, en vanlig situation som projektledare är att man känner sig överväldigad av situationen man känner att situationen som projektledare hålls på att glida mig ur händerna. Vad är dina första tre fyra råd i den här situationen.
Först och främst tror jag att det är viktigt att inse att osäkerhet måste man acceptera i projekt. Det finns det. En del av osäkerheten är lite olika i olika projekt men den finns där.
Det är en grundförutsättning.
En grundförutsättning. Jobbar man i projekt så finns det osäkerhet. Sen finns det olika typer av osäkerhet som man måste kunna hantera, det är det viktigaste. Jag tror också att man går åt sidan när man jobbar, när man kommer i de stressade situationerna, att man går åt sidan. Vad betyder det? Jo det betyder att man isolerar sig, funderar ut på egen kammare. De vägval som finns. Alltså att man inte springer och styrs av sin omgivning så mycket. För det är du som är projektledare som är ledare för den här arbetsuppgiftenOch du förväntas att ta det här ansvaret. Det finns ingen annan som kommer att gå in och ta det, utan man förväntar sig att du tar det. Och jag tror att när man gör det och tar rollen så kommer osäkerheten tillbaka. För osäkerheten kommer och går i projekt. Det gäller att ha en balans i det. Och jag tror att man kan ta tillbaka det genom att bestämma sig självt i det här vägvalet.
Så när man tar ägarskapet över ledningen då kommer också energier, då kommer kontroll.
Sen så tror jag också att det blir viktigt att man söker hjälp.För att ingen klarar alla situationer. Projektledare har en tendens — jag generaliserar, men det finns en tendens att vara superman vilket gör att man hamnar i för mycket arbete i för många situationerDet gäller att söka hjälp och det gäller att distingera mellan strategisk hjälp och operativ hjälp.
Så vad är skillnaden mellan strategisk hjälp och operativ hjälp?
Strategisk hjälp är frågeställningar som har med förutsättningar du jobbar med i projektet. Det är ramverket. Och det ramverket måste man få hjälp att få till, så att de strategiska frågorna kan jobbas med medan du jobbar med det operativa. Annonsera dem till organisationen på nåt sätt, och inse att det här är förutsättningarna jag jobbar efter. Den operativa det är ju det med frågeställningarna med osäkerheten i projektet.
Skulle du kunna ta några exempel på en operativ fråga och en strategisk fråga, för att min reflektion när jag hör dig säga det här är att ofta så är det ju så att de strategiska förutsättningarna kanske saknas och det driver i sin tur operativa frågor och så jagar man som projektledare de operativa frågorna och orkar inte riktigt ta hand om de strategiska frågorna.
Ja, ett typexempel i ett projekt är ju resurstilldelning och resurs- och kompetenstilldelning i projekt. Där har vi ju ett tudelat ansvar. Jag som projektledare har rollen att driva projektet under vissa förutsättningar. Försvinner kompetens eller kapacitetesresurser från projektet då så är det ju inte mitt ansvar som projektledare utan det är ju organisationen som har bestämt att vi skall göra det. Jag kommer naturligtvis att verka för att kunna tala om vilka resurser vi har, men den strategiska frågeställningen är ju naturligtvis “finns det resurser och kan vi skaffa dem?” Jag kan tala om vilka jag behöver men sen måste ju organisationen tilldela mig dem resurserna. Jag måste naturligtvis verka för — och i vissa projekt kan det naturligtvis vara ha hand om den strategiska resursbanken genom att du sitter på . Det är skillnaden. En skillnad.
Och vad händer då om man fokuserar på bara operativa frågeställningar?
Ja, om du är bara på operativa och inte fokuserar på strategiska föreställningar då kommer du ju egentligen till att hamna i ett ekorrhjul. För du släcker bara de närliggande bränderna. Du släcker saker som hamnar mellan stolarna. Du hjälper andra, du täcker upp. Och det där tar väldigt mycket energi att jobba med de här frågeställningarna. Du har inte klargjort rollen mot dem andra, och därmed i din stressade situation så kommer du bara att få mer och mer frågeställningar att hantera.Vilket gör att du får ingen plan, du får ingen möjlighet att driva projektet. Du blir för operativt involverad.