Hur kan jag prioritera i projektet?
Mats Nyman pratar om vikten av att prioritera i projektarbetet.
Podden i klartext
Mats, en tuff situation som man står inför som projektledare är när man står inför prioriteringar i projektet, och jag vet att du har en favoritmetod som heter MOSCOW. Vad går den ut på?
Det är en väldigt vanlig situation det är mycket som läggs på ens bord som projektledare. Vi har en hel lista kanske med krav och önskemål från olika håll där det inte är så tydligt med vad som är viktigast egentligen. Så det är viktigt att försöka utgå från det behovet som finns hos användarna, mottagarna och få en tydlighet i vad som är viktigt i ämnet då. Och då finns det en bra metod som heter MOSCOW som är fyra olika nivåer av relativ viktighet mellan olika innehålsbitar i målbilden. Så de här bokstäverna i MOSCOW-ordet symboliserar olika nivåer av viktighet. M:et står för Must Haves och är oerhört viktiga saker som verkligen måste vara med i projektets leverans. Man kan beskriva det som Minimal Usage Subset. Det finns inget som är MUST med i leveransen så då har vi inte en fungerande lösning. Och det borde innebära att du ifrågasätter hela projektet. Så de är de absolut viktigaste grejerna.
Should Haves… S:et står för Should Haves och är också väldigt viktiga saker. Kan betraktas eller tolkas som krav också, men om vi missar att leverera nåt som är klassat som ett Should så finns det sätt att gå kring det där. Det är inte vitalt som ett Must, men det är ändå så att vi gör vårt yttersta att få med i leveransen.
Could Haves är ännu lägre viktighetsnivå. Det är sånt som vi försöker få med i leveransen också. Det är inte oviktigt men relativt till Musts och Shoulds så är de mindre viktiga. SÅ kommer vi trill en prioriteringssituation där vi måste ta vägval för att ta det klart i tid och för att hålla oss inom produktionsramarna inom projektet så kanske vi måste stryka på vissa grejer och då väljer man helte enkelt att ta bort vissa av dem delarna som är klassade som Coulds.
Och W, Wont Haves, det symboliserar helt enkelt det som vi brukar kalla för avgränsningar. Nåt som vi kommer överens om redan från början att exkludera ur projektet i alla fall i denna tidsrundan.
Och det fina med MOSCOW är att man kan använda det för en massa olika saker. Diskutera den relativa viktigheten mellan olika saker, antingen kring målen i hela projektet , men också om vi har en etapp i ett projekt med kanske någon form av milstolpe där vi har definierat vissa resultat som vi vill vara klara med så kan vi använda prioriteringstekniken också för sådana delar i projektet då.
Är det så att man använder det bara i projektgruppen eller vilka parter, vilka roller använder typiskt den här prioriteringen.
Här är det en väldigt viktig sak att komma ihåg att egentligen är det inte projektledaren eller projektgruppen spm gör prioriteringen utan det är viktigt att vi har med i teamet en representant från kunden som är bemyndigad att fatta beslut och prioritera. Så hela tanken med det här är att det finns en tät samverkan mellan kund/användare och de som skall använda projektet så småningom, och det teamet som utvecklar själva projektresultatet. Så det är en central del. När man ser exempel på att den här tekniken inte faller väl ut så är det ett typiskt exempel att vi inte har en tillräckligt aktiv och närvarande person som hjälper oss att prioritera.
Vad är resultatet om man använder den här metoden? Vad har du sett i linjen och i olika verksamheter?
Ja, det är att vi matchar behoven på ett betydligt bättre sätt. Vi prioriterar och gör de viktigaste grejerna först. Kanske också hittar vad är mindre viktigt och väljer att lägg att inte lägga tid och kraft på de delarna så att vi använder resurserna i hela projektet. Och väldigt ofta så upplever de som skall använda resultatet att de får ut mer värde i sin verksamhet per investerad timma eller krona eller Euro eller vad man nu satsar. Så per insatt resurs i projektet så får du bättre verksamhetsnytta genom att ha den här tydliga prioriteringen.