Fördelar med att skjuta på beslut i projekt
I den här videon diskuterar Tommy Olin varför vi många gånger tar beslut onödigt tidigt i projekt. I vissa lägen kan det vara en stor fördel att skjuta på beslut för att bibehålla handlingsutrymme och säkra bättre kvalitet i beslutet. Tommy är en av våra anställda konsulter i Wenell och finns på vårt Göteborgskontor.
Videon i klartext
Tomas, du har ju forskat kring projektmetoder och en del av din forskning var just-in-time decisions. d.v.s vikten av att skjuta på beslut, inte ta förhastade beslut i projekten. Men vad är det som driver att vi i projekten ofta känner att vi måste ta beslut tidigt?
Jag tror det är en oro inför den här osäkerheten. Alltså man tycker into om osäkerheten, utan man vill ta ett beslut. Jag har ju hört i alla år “ta ett beslut så att vi kan gå vidare”. Och det ligger någonting i det, men häri ligger just det att vi vill bli av med oron.
Om man tänker efter, varför tar vi beslut? Det finns två anledningar brukar jag säga: dels är det att vi måste ta ett beslut — men också att vi vill ta ett beslut, just för att vi vill bli av med osäkerheten. Och när vi tar de här besluten för att vi vill ta dem, då kanske vi vinge har tillräckligt på fötterna. Vi har inte tillräckligt med kunskap för att faktiskt ta ett bra beslut. Så genom att försena besluten — kanske till och med dela upp besluten instället för att ta ett stort beslut nu där vi vet at vi inte har alla fakta på bordet. Fundera igenom: kan vi dela upp det här beslutet? Kan vi ta vissa delar nu, där vi har fakta och kunskap och där vi kan ta ett bra beslut, och vänta med de andra besluten till senare..
Har du några mer tips för att just orka hålla i beslutsfattandet?
Ja, det är ju just det här att det är ju inte bara projektledaren som känner oro eller beställaren, utan det är ju hela gruppen som känner det här. Och det gäller ju att diskutera det. Måste vi verkligen ta de här besluten. Eller kan vi vänta på dem? Och min erfarenhet är att om man tar ett beslut om att ta ett beslut senare, så får det samma effekt som att man tagit själva beslutet, i mångt och mycket. Och naturligtvis, det här kan ju vara en förändring att få organisationer, till och med, att förändra sig, och det är ju inget man gör så här [fingerknäpp] utan det får ju ta ett tag då. Hela tiden ifrågasätta—måste vi ta det här beslutet?—så kan vi faktiskt få till det här.
Vad blir det för effekter av att skjuta på beslut? Har du några positiva exempel på vad som händer när man skjuter beslut framför sig?
Det är just det att en teknik för att kunna skjuta beslut framför sig, det är att fråga den som behöver resultatet av vårat projekt: När måste vi ta besluten? När behöver du detta? Vilka beslut måste vi ta för att kunna leverera detta? Då får man också drag i projektet så att mottagaren hela tiden definierar vad som behövs. Ofta så trycker man igenom, för att vi får för oss att vi måste ha klart allting, och då måste vi ta alla beslut, istället för att fråga vad som behövs och vilka beslut måste vi ta just nu.
Så det blir kunden eller verksamheten…
…som drar projektet. Och det blir mycket smidigare om man drar. Och då får man ju också reda på vilka beslut vi måste ta och vilka vi kan vänta med.