En vanlig typ av uppdrag som vi på Wenell arbetar med, är att hjälpa kunder som inte har ett gemensamt arbetssätt för projekt, är att skapa och implementera en projektmodell. En gemensam projektmodell ger organisationen fördelar som en ensad terminologi, gemensamt arbetssätt, tydliga roller och malldokument. Genom att projekten hanteras på ett likartat sätt blir det också lättare för ledning och beslutfattare att prioritera rätt projekt och se till att resurserna nyttjas på bästa sätt.
Att skapa en egen modell från grunden är ofta ett tidskrävande och svårt arbete. Har man en grundmodell att utgå ifrån blir arbetet mer effektivt och man får snabbare fram en modell som kan lanseras och nyttjas. Självklart är det viktigt att se till den egna organisationens verksamhet och behov och anpassa grundmodellen så att den stödjer organisationen och dess projekt på bästa sätt. En viktig framgångsfaktor är att hitta en bra balans mellan enkelhet och detaljerade beskrivningar.
På Wenell har vi under många års arbete med projektmodeller lärt oss att enkelhet, användbarhet och en bra implementering ofta är viktiga framgångsfaktorer. Blir modellen för detaljerad och komplicerad tenderar medarbetare att inte använda den.
Wenells projektmodell är i grunden en enkel fas- och grind-modell med stöd för både uppgifter, uppdrag och projekt (viktigt att kunna skala modellen och möjliggöra en enklare tillämpning för mindre, enklare initiativ). Den innehåller beskrivningar av vad man förväntas göra i olika faser, rollbeskrivningar, malldokument och en verktygslåda med konkreta steg-för-steg-beskrivningar av hur olika moment i projektarbetet kan genomföras.
När en organisation vill skapa och implementera en projektmodell finns det några olika sätt att gå tillväga.
- Att ta en generell projektmodell och börja använda direkt och att utbilda medarbetare för att efter en tid av tillämpning och erfarenheter, justera och anpassa modellen.
- Att identifiera något eller några pilotprojekt och tillämpa grundmodellen i dessa projekt som också aktivt stöttas/coachas i tillämpning. Därefter sammanfatta lärdomar och genomföra anpassning som skräddarsyr modellen efter organisationens behov.
- Att skapa en arbetsgrupp som tillsammans går igenom och anpassar modellen så att den passar verksamheten, för att sedan sjösätta och börja nyttja den och utbilda medarbetarna.
Alternativen ovan har sina fördelar och nackdelar men vi rekommenderar baserat på vår långa erfarenhet alternativ 3. Ett bra angreppssätt är att se initiativet som ett projekt och styra det som ett sådant.
Några viktiga moment i arbetet:
- Tillsätt en intern projektgrupp med några intresserade och engagerade medarbetare som driver arbetet med utveckling/anpassning stöttade av en erfaren Wenellkonsult. Utse en projektmodellsansvarig som senare förvaltar och känner ägarskap för modellen. Säkerställ att det finns en namngiven projektbeställare med tillräckligt mandat och vid behov även en styrgrupp.
- Tydliggör vilken erfarenhet av projektarbete som finns i organisationen och lista saker som fungerar bra och vad som behöver förbättras. Koppla gärna till övergripande mål och strategier i organisationen och skapa en insikt i att detta initiativ är viktigt. Tydliggör konkreta resultat som skall skapas och vilken nytta dessa skall ge. Tydliggör även avgränsningar och bedöm vika resurser som behövs samt skapa en tidplan.
- Genomför en projektstart/utbildning av den interna arbetsgruppen i grundmodellen och skapa en projektplan för projektmodellinförandet.
- Genomför en serie workshops med viss tid i mellan, där projektgruppen går igenom och anpassar olika delar. Exempel på fokus för dessa workshops kan vara t.ex.
- Projektflödet med beskrivning av vad som skall göras i resp. fas
- Rollbeskrivningar
- Malldokument
- Klassificeringskriterier för uppgifter, uppdrag och projekt
- Beskrivningar av hur man genomför olika viktiga moment
- Hur modellen skall göras tillgänglig för medarbetarna
- Kopplingar till andra modeller och system som finns i verksamheten
- Planera implementering och utbildningar
- mm
- När den anpassade modellen är klar i en första version lanseras den och utbildningar genomförs för olika roller såsom projektledare, projektbeställare och styrgruppsmedlemmar, projektmedarbetare etc.
- Det är viktigt att inse att modellen inte kommer att användas av alla bara för att den finns tillgänglig. Här krävs uthållighet och en tydlighet från ledningen att detta är det nya arbetssättet. Olika boost-aktivieter och erfarenhetsutbyte mellan projektledare kring vad som fungerar bra och vad som behöver förbättras ökar sannolikheten att modellen tillämpas.
- Projektmodellansvarig lyssnar aktivt efter återkoppling och leder löpande förvaltnings/förbättringsarbetet och försöker mäta hur väl de önskade nyttoeffekterna uppnåtts.
Vanliga fallgropar är att förändringsinitiativ som dessa leds av eldsjälar som initialt driver utvecklingen på ett bra sätt och skapar modellen, men som också leder till en stor sårbarhet om de senare lämnar organisationen eller får annat fokus. Därför rekommenderar vi att skapa en förvaltningsorganisation och se till att ett antal personer kan agera ”superusers” och stötta organisationen i modellens tillämpning.
Mats Nyman
