Projektflödet

Projekt är arbeten av stor omfattning med hög osäkerhet och stort samordningsbehov.

Behovsbilden behöver genomlysas och förtydligas. Arbetet behöver omprövas under projektets gång.

Projektflödet illustrerar en överskådlig bild som visar projektets förlopp från idé till nyttjande. Som bilden beskriver sker projektarbetet stegvis med överlappande faser. Även inom faserna rekommenderas ett iterativt arbete på såväl strategisk som operativ nivå.

Idé

Idégenerering är ett livsviktigt inslag i alla organisationer.

Behov och idéer kommer såväl inifrån egen organisation som från omvärlden. Med ett rikt idéflöde och med en systematisk idéhantering ökar förutsättningarna att göra rätt val för kommande projekt.

Utveckla och beskriv idéer.
Sammanställ och värdera idéerna.
Ge återkoppling till dem som kommit med idéerna.
Välj vilka idéer som skall bearbetas vidare.

Förstudiefas

Förstudien syftar till att tidigt, och med små medel, öka kunskapen om ett tilltänkt projekts behov, möjligheter och huvudsakliga osäkerheter/utmaningar. I förstudiearbetet arbetar man med alla fyra områden – behov, resultat, omfattning, plan men tyngdpunkten är på behov och resultat. Fokus är att snabbt öka kunskap och skapa ett bra underlag för beslut om att gå vidare eller inte samt inriktning i stort.

Beskriv bakgrund och omgivning.
Identifiera intressenter och sammanställ deras behov.
Undersök olika alternativ för projektets inriktning t ex göra inget, görs minimum, göra något eller göra allt samt deras möjliga resultat.
Sök aktivt erfarenheter och lärdomar från tidigare liknande initiativ.
Beskriv större osäkerhetsområden per alternativ och förslag till framtida inriktning.
Ompröva om idén skall förverkligas i form av projekt, uppdrag, uppgift eller på annat sätt.
Gör en grov uppskattning av kompetens- och resursbehov samt tidsåtgång för genomförandet.

Förberedelsefas

I denna fas förtydligas behov och resultat mer i detalj och fokus övergår mer på omfattning och plan. Förberedelserna görs oftast mer detaljerade för den närmaste tiden och mer översiktliga för senare delar.

Gå igenom bakgrund och hittills utfört arbete.
Nyttja erfarenheter och lärdomar från tidigare liknande initiativ.
Välj strategier, tex utvecklingsfilosofi och metoder för genomförande.
Gör en fördjupad intressentanalys.
Klargör projektets ambitionsnivå genom att förtydliga effektmål och sätt dessa i relation till resursbehov och risker.
Beskriv övriga delar av projektets spelplan (projektmål, avgränsningar, ramar och förutsättningar).
Visualisera projektet på sätt som passar projektorganisationen och intressenterna.
Organisera och bemanna projektet och beskriv hur samverkan och kommunikation ska fungera.
Planera och budgetera projektet på en lämplig detaljnivå.
Förankra projektet internt och externt samt säkra resurser och finansiering.
Beskriv projektets möjligheter och risker, med förslag till åtgärder.
Beskriv hur uppföljning av arbetet ska ske.

Genomförandefas

I denna fas arbetar projektgruppen konkret med att skapa resultat.

Samverkan inom och utom projektgruppen är en nyckelfaktor.

Håll tempot uppe genom aktiv daglig ledning, säkerställ att kommunikation och samverkan fungerar och sträva efter att tidigt undanröja hinder.
Fokusera på framstegen, till exempel vid milstolpar och delleveranser.
Sträva efter att arbeta i iterationer med tidiga och successiva leveranser. Sök återkoppling och förbättra arbetet.
Samla kontinuerligt lärdomar och successivt förfina planer för att skapa bra balans mellan översikt och detaljer.
Säkra, bibehåll och släpp resurser.
Följ upp framåtskridande och osäkerhet, visualisera så det passar projektgruppen och intressenter, uppdatera planer, sätt in åtgärder, våga ta beslut.
Hantera beslut som påverkar projektets spelplan formellt och smärre förändringar operativt.
Rapportera status med prognos regelbundet och vid förändringar.
Förbered och förankra leveranser i god tid och leverera, helst successivt för att snabbt skapa nytta i verksamheten.
Klargör nödvändigt förändringsarbete för att säkerställa effekthemtagning.

Iterationer med successiva leveranser

Arbeta, om möjligt, med iterationer och tidiga successiva leveranser. Lämplig längd för en iteration kan vara 2-6 veckor.

Inled med en planering av den kommande iterationen. Prioritera och tydliggör vad som skall utvecklas och dela upp arbetsmoment så att de inte är större än två persondagar.
Visualisera iterationens resultat och aktiviteter t.ex. med en kanban-tavla.
Samla teamet och genomför korta (max 15 min) ståmöten med lämplig frekvens. Varje teammedlem berättar kort
vad den gjort sedan senaste möte
vad den skall göra till nästa möte
samt lyfter ev. problem och behov av hjälp
Förbered och genomför en demonstration och ev. leverans av iterationens resultat. Under demonstrationen får nyckelintressenter ta del av vad teamet skapat och kan ge återkoppling som teamet tar till sig och använder i kommande iterationer.
Leverera iterationens resultat till mottagare om så beslutas.
Samla teamet och reflektera över vad vi lärt oss under iterationen. Vad skall vi fortsätta med? Vad skall vi göra annorlunda och bättre? Vilka hinder behöver röjas så att vi kan bli ännu mer effektiva?

Fira och ge varandra återkoppling!
Att dela upp en lång genomförandefas i flera kortare delar ger flexibilitet och fördelar som tidig upptäckt av feltolkningar, tidigt nyttjande av vissa resultat och tidig hemtagning av effekter.

Avslutsfas

I avslutsfasen säkras att ansvaret är överlämnat och att kvarstående punkter tas om hand. Projektet stängs formellt.

Säkerställ att alla projektets leveranser är godkända av kund/användare.
Överlämna ansvaret för projektets resultat till mottagare.
Klargör när effektmål ska utvärderas och vem som är ansvarig.
Genomför ett tydligt avslut, stäm av måluppfyllelse.
Diskutera och sammanställ lärdomar tillsammans i projektgruppen.
Tydliggör utestående aktiviteter/delar med hjälp av en restpunktlista och stäng projektet.
Summera och sprid lärdomar och fira avslutet.
Ge återkoppling och tacka de inblandade samt upplös projektorganisationen.

Nyttjande

Projektets resultat tas i bruk och omsätts i praktisk nytta. Effekterna som motiverade projektet hämtas hem. Projektbeställare och mottagare samverkar för att säkra gott nyttjande. Kunder/användare nyttjar projektets resultat.

Mottagare:

Genomför återstående förändringsarbete/implementering.
Arbetar med åtgärder för att realisera effektmålen.
Tar emot och behandlar synpunkter och ändringsförslag.

Genomför korrigeringar.
Den utsedda personen genomför effektmålsutvärdering.

Flödet ur projektbeställarens perspektiv

Projektbeställaren ansvarar för det enskilda projektets affärsmässighet/effekter.

I Affärsbeskrivningen förtydligas projektets effektmål och nyttan med dessa värderas i relation till förväntat resursbehov och risker. Projektbeställningen beskriver projektets arena med mål, avgränsningar, ramar och förutsättningar för projektet. Den säkerställer att projektbeställaren och projektledaren har en gemensam bild och ger projektledaren ett tydligt mandat.

Efter projektets leverans ansvarar projektbeställaren för att effektmålen följs upp och dokumenteras. Effektmålsutvärderingen används för att, viss tid efter projektets leverans, dokumentera i vilken grad effektmålen uppnåtts.

Grindarna är framåtriktade beslutspunkter där projektet affärsmässighet/nytta prövas. Här tar man ställning till om nästa fas skall påbörjas eller inte. Grindarna underlättar för projektbeställaren att reflektera över och analysera projektet.

Grindbeslut

Grindarna ger beställaren möjlighet till reflektion, genomlysning och prövning av projektet.

Vid varje grindbeslut behöver man ta ställning till följande:

Nyttan, dvs. affärsmässigheten för den egna organisationen och nyttan för intressenterna.
Värdering av nytta i förhållande till totalt resurs- och kompetensbehov.
Affärs- och projektrisker.
Projektets status och föreslagen inriktning för nästa fas.
Tillgängliga resurser för fortsatt arbete.

Syfte med respektive grindbeslut:

G1 Gå vidare med en idé och starta en förstudie?
G2 Påbörja förberedelsefasen?
G3 Inleda genomförandefasen?
G3b Fullfölja genomförandefasen (vid behov)?
G4 Nyttja projektets resultat och starta avslutsfasen?
G5 Godkänna resultatet av avslutsfasen och stänga projektet?

Projektflödet ur projektledarens perspektiv

Som projektledare fokuserar du på det operativa och projektmålen. I det operativa ingår att driva uppgiften, leda teamet och stötta respektive projektmedlem.

Projektets operativa plan (POP) är ett stöd för projektledaren och projektgruppen. Den klargör arbetet mer i detalj och hur det ska utföras.

Att skapa en iterationsplan innebär att välja ut en del av arbetsinnehållet från t.ex. en grövre plan, en arbetsstruktur eller en produktbacklogg, detaljera ytterligare och planera närzonen.

Status sammanställs regelbundet och kommuniceras till alla berörda, vanliga sätt är med hjälp av statusrapport eller visuell tavla.

En beslutslogg är en sammanställning över ärenden och operativa beslut under projektets gång. Fördelen är att det blir överskådligt istället för att ha dessa i separata protokoll.

En slutrapport redogör för projektets måluppfyllelse och förmedlar vunna erfarenheter som samlats succesivt under projektet. Slutrapporten tydliggör vem som är ansvarig för utvärdering av effektmålen.

Milstolpar

Milstolpar är resultat längs vägen. De ger möjlighet till resultatorientering under genomförandet (till skillnad från aktivitetsorientering). I projekt med hög grad av osäkerhet eller komplexitet kan milstolparna bidra till en mer flexibel planering och en bra grund för närzonsplanering. Sträva efter tydliga acceptanskriterier, vad ska finnas på plats för att milstolpen ska vara uppfylld.

Milstolpar bör finnas för såväl små som stora resultat och de ska placeras tätt längs vägen. För projekt med stor osäkerhet är det bra att lägga milstolpar tätare i närmaste framtiden, och mer glest därefter.

När man når en milstolpe finns det anledning att fira och känna sig nöjd med prestationen. På så sätt ökar projektmedlemmarnas motivation och vilja att ta itu med nästa etapp. Milstolpepassage är också ett bra tillfälle för reflektion och lärande.

Roller och samverkan

När projekt bemannas bör man utgå från vilken kompetens, tid och engagemang uppgiften kräver och mindre från de befattningar olika personer har i företagets linjeorganisation. Detta ger större flexibilitet när det enskilda projektets organisation utformas. Det är vanligt att en och samma person kan ha flera olika roller. Det är därför viktigt att vara på det klara med vilken roll respektive person har i olika sammanhang. Projektorganisationen är dynamisk och varierar ofta över tiden.

Rollbeskrivningarnas syfte är att tydliggöra respektive individs huvuduppgifter i det enskilda projektet. Liksom i ett idrottslag är dock uppgifterna mindre statiska och måste överlappa varandra för att det gemensamma resultatet ska bli bra. Att de medverkande fyller sin roll och samverkar på ett naturligt sätt med de andra deltagarna är ofta en förutsättning för att projektet ska bli framgångsrikt.

Projektgrupp

Personer som aktivt arbetar i projektet

Projektgruppen består av de aktiva medarbetarna och projektledaren. Gruppen ska vara anpassad efter varje enskilt projekt, det vill säga bemannad för att lösa den aktuella uppgiften. Medlemmarna i gruppen har ett gemensamt ansvar för projektets totala resultat och måste därför både kunna åstadkomma individuella resultat och samverka med varandra.

Referensnätverk

Personer som stödjer projektarbetet eller är berörda av dess resultat

Referensnätverk, som ibland kallas referensgrupp, är normalt ingen formell grupp utan en samlingsbenämning för de individer som på olika sätt stödjer projektet.

Referensnätverket:

Ger synpunkter ur ett användar- eller intressentperspektiv.
Stödjer projektarbetet som specialister.
Utför kortare arbetsinsatser i projektet.
Tar löpande del av, vidarebefordrar och förankrar information om projektet.

Vid behov kan referensnätverket innehålla olika grupperingar tex en användargrupp och ett specialistnätverk.

Personer kan under sina mest aktiva perioder ingå i projektgruppen, för att under övrig tid höra till referensnätverket.

Styrgrupp

Personer som på strategisk nivå stödjer projektbeställaren

Styrgruppen:

Undanröjer hinder för projektet.
Stödjer projektledaren och beställaren.
Hjälper till att förankra projektet hos olika intressenter.
Följer upp projektets arbete och resultat, tar beslut utanför projektbeställarens mandat.
Medverkar vid prioritering av resurser.
Samverkar med projektbeställaren för att ensa projektets mål med verksamhetens strategi.

Värdera kritiskt behovet av styrgrupp, ofta räcker det med en engagerad projektbeställare. Håll styrgruppen liten och kompakt samt klargör de olika styrgruppsmedlemmarnas roller tidigt.

Styrgrupper kan vara gemensamma för flera projekt, eller skräddarsydda, alltså speciellt utformade för ett enda projekt.

I projektmiljöer där många projekt drivs samtidigt kan styrgruppen vara gemensam för flera projekt inom ett verksamhetsområde. Uppgifterna i gruppen är då många gånger främst inriktade på koordinering av den gemensamma projektportföljen.

I en skräddarsydd styrgrupp bör projektbeställaren vara ordförande. Styrgruppen avlastar och stödjer projektbeställaren, men övertar inte dennes ansvar för projektet.

Ansvarig Ledning

Ansvarig ledning är ett begrepp för den del av organisationen som ”äger” projektet.

Ansvarig ledning är en permanent organisation, normalt en ledningsgrupp, som tar beslut om vilka projekt som ska genomföras. De ansvarar för att förverkliga effekterna från projektet när det är genomfört.

Ansvarig ledning:

Har en multiprojektkoordinerande funktion och beslutar om vilka projekt som skall startas.
Säkerställer att projektens nytta realiseras och följs upp.
Prioriterar mellan projekt och säkerställer att det finns resurser för de projekt man väljer att genomföra.

Ansvarig ledning kan vara en ledningsgrupp, en portföljstyrgrupp eller ett projektkontor. Projektbeställaren är ofta länken mellan ledning och projekt.

I stora organisationer, undvik att göra högsta ledningen ansvarig för många projekt utan sträva efter att ha ansvarig ledning på så låg nivå som möjligt. När det är tvärfunktionella, större projekt med större risker bör den högsta ledningen vara ansvarig.

Projektledare

Den som har det operativa ansvaret för att projektmålen infrias.

Projektledaren är närvarande i projektet och arbetar löpande med att motivera, inspirera och coacha projektdeltagarna samt verkar för att skapa en god projektkultur.

Projektledaren:

Koordinerar arbetsinsatserna och håller tempot uppe genom aktiv daglig ledning
Sätter sig in i projektets bakgrund och preliminära spelplan (mål och ramar) samt informerar samtliga medarbetare om dessa.
Genomför i samverkan med nyckelpersoner intressentanalys och vidareutvecklar projektets spelplan.
Fastställer och uppdaterar vid behov projektets spelplan, i samverkan med projektbeställaren.
Visualiserar tillsammans med projektmedarbetarna projektet för att öka tydligheten.
Organiserar projektet och har löpande dialog med resursansvariga om förfogande av personella och övriga resurser.
Planerar projektet på relevant detaljeringsnivå och planeringshorisont, i samverkan med projektmedarbetare.
Hanterar osäkerhet i projektet, bl.a. genom aktiv riskstyrning tillsammans med projektmedarbetarna.
Håller projektbeställaren informerad om nuläget och eventuella avvikelser, bl.a. genom statusrapporter.
Samverkar löpande med kund/användare, mottagare och andra intressenter.
Sammanställer projektstatus och underlag inför operativa och strategiska beslut.
Levererar projektets resultat till kund och överlämnar ansvaret till mottagare.
Samlar löpande under projektet lärdomar, skriver slutrapport och ser till att erfarenheter från projektet vidareförmedlas.

En av projektledarens mest centrala uppgifter är att skapa förutsättningar och undanröja hinder, så att alla kan arbeta, samverka och kommunicera på ett enkelt sätt.

Projektmedarbetare

Ingår i en projektgrupp och delar ansvaret med övriga medarbetare för projektets resultat. De som aktivt bidrar i projektarbetet.

Projektmedarbetare:

Ansvarar för att den egna arbetsinsatsen schemaläggs och utförs.
Samverkar med övriga medarbetare så att projektets mål infrias.
Sätter sig in i projektets bakgrund och preliminära spelplan (mål och ramar).
Vidareutvecklar i samverkan med projektledaren projektets spelplan.
Deltar aktivt i projektets planering och riskstyrning.
Bidrar till ett bra arbetsklimat.
Delar aktivt med sig av kunskap och ger förslag till förbättringar och meddelar upptäckta avvikelser och förändringar.
Rapporterar läge och resultat till projektledaren.
Bidrar med förankring och verkar som ambassadörer för projektet

Projektmedarbetarnas motivation och möjlighet att kraftsamla på uppgiften är ofta avgörande för projektets framgång.

Projektbeställare

Den som har det strategiska ansvaret för det enskilda projektets affärsmässighet/effekter.

Säkerställer nyttan.
Förtydligar effektmålen och värderar dessa i förhållande till organisationens strategier och mål samt projektets insats och risker inför varje grindbeslut.
Tar beslut om grindpassage eller eventuell nedläggning.
Kommer överens med projektledaren om projektets spelplan (mål och ramar) och mandat.
Säkrar resurser för projektet på en övergripande nivå.
Förankrar, skyddar och undanröjer hinder.
Förankrar projektet hos intressenter, i ledningen och med resursansvariga.
Hanterar intressekonflikter och säkrar att beslut fattas.
Samverkar, följer upp och stödjer.
Avgör hur samverkan med projektledaren ska fungera i praktiken.
Följer upp projektets resultat, tider och kostnader. Ger feedback.
Beslutar när projektet riskerar att hamna utanför den överenskomna spelplanen.
Stödjer projektledaren.
Säkrar resultat, lärande och effekter.
Godkänner projektavslutet, bevakar att leverans till kund/användare sker och att överlämning till mottagare genomförs.
Säkrar ett gott nyttjande genom samverkan med mottagare så att nödvändigt förändringsarbete m.m. genomförs
Att effektmålen uppnås och att etablerade kontakter tas om hand.
Beslutar när och hur effektmålsutvärdering ska ske.
Bevakar att erfarenheter från projektet blir dokumenterade och förmedlade.

Delprojektledare

Den som leder arbetet i ett delprojekt och ansvarar för att dess mål infrias.

Delprojektledare utses när projektet är så stort eller komplext att det delas in i delprojekt. Då är det en utmaning att se till att delprojektets egna mål uppnås samtidigt som detta ska leda till att hela projektets mål infrias. Delprojekt kan ge deltagarna möjlighet att bedriva arbetet i väl fungerande mindre grupper även när projekten är större.

Delprojektledare:

Koordinerar arbetet och håller tempot uppe genom aktiv daglig ledning.
Sätter sig in i projektets bakgrund och spelplan samt kommer överens med projektledaren vad som skall ingå i delprojektet.
Fastställer och uppdaterar vid behov delprojektets spelplan tillsammans med projektledaren.
Visualiserar delprojektet tillsammans delprojektmedarbetarna.
Organiserar delprojektet och har löpande dialog med resursansvariga om förfogande av personella och övriga resurser.
Planerar delprojektet på relevant detaljeringsnivå och planeringshorisont, i samverkan med delprojektmedarbetarna.
Hanterar tillsammans med delprojektmedarbetarna osäkerheter i delprojektet bl.a. genom aktiv riskstyrning.
Håller projektledaren och delprojekt-medarbetarna informerade om nuläge och eventuella avvikelser.
Ansvarar inför projektledaren att delprojektets mål infrias och att dess resultat harmonierar med övriga delar av projektet.
Samlar löpande under delprojektet lärdomar och ser till att erfarenheter från delprojektet vidareförmedlas.

Kund/användare

Den eller de personer som använder projektets leverans

Kund/användare:

Beskriver och kommunicerar fortlöpande sina krav och önskemål samt deras bakgrund.
Beskriver och kommunicerar övriga förväntningar, t.ex. hur informationsutbyte ska ske.
Följer projektet under projektets gång och ger återkoppling.
Säkerställer via genomgångar och prov att delleveranser/leveranser når upp till överenskomna kriterier.

Enbart kund:

Meddelar önskemål om leveranssätt och tar emot leveransen.
Tar emot, kontrollerar och kvitterar leveranser.
Gör en bedömning av möjligheten att infria egna effektmål.

Kund/användare har en svår balansgång mellan att vara tydlig med sina krav och önskemål, samtidigt som det gäller att beskriva verkligheten som inte alltid är så tydlig. Diskutera tidigt hur hantering av frågor som är oklara vid projektstart ska se ut och hur kommande förändringar ska hanteras. Ett sätt att hantera detta är via successiva leveranser och ett iterativt arbetssätt. I de fall kunden inte är definierad eller tillgänglig, representeras denne av intern person.

Förtroende mellan kund/användare och projektledaren underlättar arbetet. Se till att ha en god dialog tidigt. Lika viktigt är det att det finns ett förtroende mellan den som har det affärsmässiga ansvaret hos kunden och projektbeställaren.

Mottagare

Den eller de personer som förvaltar projektets resultat

Mottagare:

Ansvarar för fortsatt verksamhet, till exempel drift, förvaltning och kompetensutveckling.
Sätter sig tidigt in i projektet, dess resultat och effektmål.
Beskriver och kommunicerar fortlöpande sina förväntningar.
Bidrar med synpunkter under projektets gång.
Informerar berörda om nya kontaktvägar och kontaktpersoner.
Tar emot och ansvarar för restpunktlista.
Tar emot, kontrollerar och förvaltar leveranser.
Tar emot synpunkter på projektets resultat och genomför förbättringar.
Samverkar med projektbeställaren över tid kring nödvändigt förändringsarbete samt uppföljning av nytta/effekter.

Mottagare har en viktig uppgift i att säkerställa att resultatet förvaltas på ett bra sätt. Att mottagare är utsedda att ta över ansvaret efter överlämning är viktigt för att projektet skall kunna avslutas i tid och dess deltagare skall kunna ägna sig åt nya uppgifter.

Mottagare är också naturliga diskussionspartners till projektledaren, till exempel kring kriterier för projektslut.

Resursansvariga

De som tillhandahåller personella och övriga egna resurser till projekt och uppdrag.

Resursansvariga: 

Sammanställer löpande kompetens- och resursbehov på kort och lång sikt.
Ansvarar för att egen personal har nödvändig kompetens och kan arbeta enligt etablerade rutiner och processer.
Ansvarar för att övriga resurser (utrustning, metoder, material, etc.) uppfyller ställda krav och normer.
Avlastar individer som allokeras så att de kan kraftsamla på projektet.
Samverkar löpande kring kompetens- och resursbehov med projektledare, uppdragsledare och medarbetare.
Fördelar om resurser vid behov.

Resursansvariga, som ofta är linjechefer, skall se till att företagets samlade resurser används på bästa sätt. De har den svåra uppgiften att balansera resursbehov och resurstillgång. Det gäller både att sätta sig in i de olika projektens och uppdragens behov och att ha en aktuell bild av övrig verksamhets krav på resurser. Samtidigt gäller det att kunna säga ifrån när det inte går ihop.

Genom god framförhållning kan resursansvariga säkra god arbetsmiljö i såväl projekt- som linjearbete samt motverkar splittring och stress.

Resursansvariga är de som främst ger personalen möjlighet att rikta sin insats utifrån rådande prioriteringar.

Ladda ner

Fyll i formuläret och få nedan mallar:

Uppgiftsbeskrivning (Word)
Uppdragets Strategiska Plan (Word)
Uppdragets Operativa Plan (Word)
Statusrapport Uppdrag (Word)
Projektets Strategiska Plan (Word)
Projektets Operativa Plan (Word)
Statusrapport Projekt (Word)