Uppgiftsflödet
Uppgifter är enkla arbeten av ringa omfattning med låg osäkerhet och litet samordningsbehov. Behovsbilden är tydlig och det finns inget behov av omprövning under uppgiftens gång.
Arbetssättet inspireras av projektformen men är mer informellt jämfört med uppdrag eller projekt. Många uppgifter utförs av en enskild person.
Förberedelsefas
I denna fas görs förberedelser för att få ett effektivt genomförande och avslut. Ett väl utfört arbete i förberedelsefasen kan vara helt avgörande för uppgiftens möjlighet att lyckas. Arbeta samlat med områdena – behov, resultat, omfattning, plan.
- Gå igenom förutsättningarna inklusive hittills utfört arbete.
- Förtydliga bakgrund och syfte.
- Beskriv mål, tids- och resursram.
- Sök aktivt erfarenheter och lärdomar från tidigare liknande initiativ.
- Planera och budgetera arbetet.
- Boka resurser.
- Förtydliga till vem och hur resultat ska levereras.
- Ompröva om idén skall förverkligas i form av projekt, uppdrag, uppgift eller på annat sätt.
Genomförande och avslut
I denna fas utförs själva arbetet. Tankarna från förberedelsefasen omsätts nu i praktiken.
- Utför arbetet.
- Se till att bokade resurser finns på plats och gör sitt jobb.
- Vidta nödvändiga korrigeringar.
- Leverera resultatet och se till att få uppgiftsbeställarens godkännande.
- Överlämna ansvaret för resultatet till uppgiftsbeställaren.
- Stäm av utfall i förhållande till mål och ramar, notera avvikelser och beskriv lärdomar.
- Summera och sprid de viktigaste lärdomarna.
Roller och samverkan
För en uppgift har vi enbart två tydliga roller: uppgiftsledare och uppgiftsbeställare. Uppgiftsledare är den som utses att genomföra arbetet.
Uppgiftsbeställare är vanligtvis närmast berörd linjechef.
På samma sätt som i projekt är dessa roller tillfälliga och varar under arbetets livslängd. Uppgiftsbeställaren har också ett ansvar för att säkra resultatets nyttjande/effekter.
Uppgiftsledaren tar fram en uppgiftsbeskrivning, denna godkänns av uppgiftsbeställaren.
Godkänd uppgiftsbeskrivning utgör beslut för att genomföra samt avsluta uppgiften.
Uppgiftsledare
Den som ansvarar för att uppgiftens resultat levereras.
- Går igenom syfte, förutsättningar och bakgrund.
- Förtydligar mål, tids- och resursram och kommer överens med uppgiftsbeställaren om dessa.
- Planerar arbetet.
- Utför arbetet.
- Vidtar nödvändiga korrigeringar.
- Levererar resultatet till uppgiftsbeställaren och lämnar över ansvaret till denne.
- Dokumenterar eventuella avvikelser och större lärdomar.
Uppgiftsbeställare
Den som har det strategiska ansvaret för den enskilda uppgiftens affärsmässighet/effekter.
- Säkerställer nyttan.
- Förtydligar effektmålen och värderar dessa i förhållande till organisationens strategier och mål samt uppgiftens insats.
- Kommer överens med uppgiftsledaren om uppgiftens spelplan (mål och ramar) och mandat.
- Säkrar resurser för uppgiften på en övergripande nivå.
- Förankrar, skyddar och undanröjer hinder.
- Förankrar uppgiften hos intressenter, i ledningen och med resursansvariga.
- Hanterar intressekonflikter och säkrar att beslut fattas.
- Samverkar, följer upp och stödjer.
- Avgör hur samverkan med uppgiftsledaren ska fungera i praktiken.
- Följer upp uppgiftens resultat, tider och kostnader. Ger feedback.
- Beslutar när uppgiften riskerar att hamna utanför den överenskomna spelplanen.
- Stödjer uppgiftsledaren.
- Säkrar resultat, lärande och effekter.
- Godkänner uppgiftsavslutet, bevakar att leverans till kund/användare sker och att överlämning till mottagare genomförs.
- Säkrar ett gott nyttjande genom samverkan med mottagare så att nödvändigt förändringsarbete m.m. genomförs
- Att effektmålen uppnås och att etablerade kontakter tas om hand.
- Beslutar när och hur effektmålsutvärdering ska ske.
- Bevakar att erfarenheter från uppgiften blir dokumenterade och förmedlade.