Agil projektledning i praktiken – när passar det och när gör det inte det?

Agilt har blivit ett av de mest använda orden i projektledningsvärlden. Det används för att beskriva allt från hur ett mjukvaruteam planerar sina sprintar till hur en kommunal förvaltning vill modernisera sin verksamhet. Någonstans längs vägen har det också blivit ett slags kvalitetsstämpel — att jobba agilt är bra, att inte göra det är gammaldags.

Det är en förenkling som skapar problem. Den här artikeln handlar inte om att sälja agilt som metod. Den handlar om att ge dig ett ärligare svar på frågan de flesta artiklar undviker: när tillför agil projektledning verkligt värde, och när passar traditionella metoder bättre?

Vad agil projektledning faktiskt innebär

Agila metoder har sina rötter i mjukvaruutveckling och formaliserades med Agile Manifesto 2001. Kärnan är enkel: leverera värde tidigt och ofta, välkomna förändringar, prioritera samarbete och återkoppling framför att följa en plan till punkt och pricka.

I ett traditionellt projekt låser man ofta mål, tid och budget i förväg och håller dem stabila under projektets gång. I ett agilt projekt vänder man på det: innehållet är flexibelt, iterationerna korta, och återkopplingen från verkligheten styr arbetet framåt.

Mycket av det agila tänkandet är, som Mats Nyman — seniorkonsult med över 10 000 utbildade projektledare sedan år 2000 — brukar formulera det: “sunt förnuft förpackat på ett smakligt sätt.” Iterativt arbete, tidiga leveranser och nära dialog med beställaren är inte revolutionära idéer — deär god projektvana under ett nytt namn.

Det betyder också att gränsen mellan agilt och traditionellt är mer flytande än metodböckerna antyder.

Vad talar för ett agilt angreppssätt?

Wenells kurs i agil projektledning är tydlig med sin utgångspunkt: fokus ligger på “nytt sätt att tänka snarare än att fastna i modeller.” Det är en distinktion som spelar roll i praktiken — och som genomsyrar resonemangen nedan.

Agila metoder tillför mest värde i situationer med hög osäkerhet och där behovet kan förändras längs vägen. Några konkreta kännetecken på att agilt sannolikt passar:

Kravbilden är oklar eller förväntas förändras

Om du inte fullt ut vet vad slutresultatet ska bli när du startar — och om beställaren heller inte vet det — är det svårt att planera ett helt projekt i detalj i förväg. Agila iterationer ger dig möjligheten att successivt klargöra och justera riktningen baserat på vad du faktiskt levererar.

Tidig återkoppling är möjlig och värdefull

Agilt fungerar när beställaren eller användarna kan och vill ge löpande återkoppling. Kan du visa ett fungerande resultat redan efter två veckor och ta emot synpunkter som påverkar nästa iteration är det en stor fördel.

Är beställaren frånvarande eller svårtillgänglig försvinner mycket av värdet.

Kostnaden för förändringar är låg

I ett mjukvaruprojekt kostar det relativt lite att ändra en funktion som inte fungerade som tänkt. I ett byggprojekt kan en ändring i grundläggningen kosta miljoner. Agilt passar bäst när förändringar är billiga att genomföra — och passar sämre när de inte är det.

Teamet kan arbeta tight och tätt

Agila metoder förutsätter ett team som kan samarbeta tätt, delta i korta dagliga stå-möten och löpande dela information. Fungerar teamet på distans, i delar av landet eller med deltidsresurser som har svårt att kraftsamla, behöver upplägget anpassas noga — annars riskerar ceremonierna att bli tomma ritualer.

När passar agilt sämre — eller inte alls?

Det här är frågan som de flesta agile-artiklar undviker. Men den är central, och ärliga praktiker ställer den hela tiden.

Projektet har fasta legala eller regulatoriska leveransdatum

Offentlig sektor, infrastrukturprojekt och verksamheter med lagkrav arbetar ofta under villkor där en leverans måste ske ett visst datum oavsett vad. Flexibel prioritering av innehåll kolliderar med fasta deadlines som inte kan förhandlas.

Det är möjligt att integrera agila principer i sådana miljöer, men en rak tillämpning av Scrum eller liknande ramverk fungerar sällan utan betydande anpassning.

Felmarginalerna är noll eller nära noll

Medicinteknik, flyg, kärnkraft och andra säkerhetskritiska områden kräver en grad av dokumentation, validering och kontroll som är svår att förena med ett agilt flöde.

Det innebär inte att iterativt tänkande är uteslutet — men den agila mantran om att leverera snabbt och justera längs vägen passar inte när ett misstag kan kosta liv.

Beställaren saknar tid eller mandat att ge återkoppling

Agilt förutsätter en aktiv beställare. Om styrgruppen inte kan samlas varannan vecka, om beställarens organisation inte är rustad att ta emot successiva leveranser, eller om ingen äger frågan om vad nästa iteration ska innehålla — då kommer iterationerna att stanna upp.

Metoden funkar inte utan engagerade mottagare.

Kostnaderna för ändringar är höga

Byggprojekt, anläggningsprojekt och andra hårdvaruberoende projekt har en fysisk verklighet som sätter gränser för hur mycket som kan ändras längs vägen.

Det är fortfarande möjligt att ha ett agilt förhållningssätt till planering och uppföljning, men att byta scope i genomförandefasen är inte gratis och bör inte planeras in som en naturlig del av processen.

Projektet är egentligen ett uppdrag eller en uppgift

Inte allt som kallas projekt är ett projekt. Ett arbete med låg osäkerhet, tydlig kravbild och begränsad samordning behöver varken ett traditionellt projektflöde eller ett agilt ramverk.

Det behöver bara göras. Att applicera Scrum på ett arbete som lika gärna kunde hanteras som ett uppdrag är ett vanligt sätt att skapa onödig overhead.

Varför agila initiativ misslyckas — och vad det egentligen handlar om

Svenska organisationer som inför agilt vittnar om ett antal återkommande fallgropar. De är värda att nämna, inte för att avskräcka, utan för att förebygga.

Den vanligaste är att agilt används som en ursäkt för att hoppa över planering. Kommentaren “vi behöver ingen plan, vi jobbar ju agilt” dyker upp i projekt av alla storlekar.

Men agilt ersätter inte planering — det förändrar formen på den. Närzonsplanering, iterationsplanering och löpande prioritering kräver faktiskt mer disciplin och kontinuerlig uppmärksamhet än en traditionell Gantt-plan som sätts upp en gång.

En annan fallgrop är att agila ceremonier — daily stand-ups, sprintplaneringar, retrospektiv — blir tomma rutiner utan att verksamheten runt om dem är anpassad för dem.

Om resurser är splittrade på fem parallella projekt, om beställaren inte är tillgänglig, eller om teamet saknar mandat att fatta beslut om innehållet, spelar det liten roll hur korta iterationerna är.

En tredje handlar om att blanda ihop agilt ramverk med agilt tankesätt. Scrum är ett ramverk. Kanban är ett verktyg. Det agila tankesättet är något annat — det handlar om hur du förhåller dig till osäkerhet, återkoppling och kontinuerligt lärande.

Organisationer som inför Scrum utan att arbeta med tankesättet bakom det brukar ha kvar samma problem, fast med nya mötesstrukturer.

Det är ett mönster som Tommy Olin, PhD i projektledning, belyser i Projektledarpodden avsnitt 56 — där han också diskuterar balansen mellan struktur och flexibilitet i verkliga projekt.

Hur du tänker kring valet i praktiken

Det finns sällan ett rent antingen-eller. De flesta projekt rymmer element som passar agilt och element som kräver mer struktur och förutsägbarhet. Frågan är inte alltid “ska vi jobba agilt?” utan “vilka agila principer tillför värde här, och på vilken del av arbetet?”

En enkel utgångspunkt är att ställa sig tre frågor:

Hur hög är osäkerheten kring vad som ska levereras? Ju oklar kravbild, desto starkare argument för ett iterativt upplägg.

Hur hög är kostnaden för att ändra sig i efterhand? Låg kostnad talar för agilt. Hög kostnad talar för mer planering i förväg.

Hur tillgänglig och engagerad är beställaren? Agilt utan aktiv beställare tappar sin styrka.

Tabellen nedan ger en snabb orientering:

Agilt och traditionellt är inte fiender

En av de mest konstruktiva insikterna från erfarna projektledare är att agilt och traditionellt inte är varandras motsatser — de är verktyg för olika situationer, och de kan kombineras. Wenells projektmodell är byggd på just det tänkandet: enkelhet, skalbarhet och flexibilitet.

Mats Ragnarsson, medförfattare till Att leda osäkra och komplexa projekt — utsedd till Årets. Projektledarbok 2014/2015 av Svenskt Projektforum — beskriver det som att projektledaren alltid måste börja med att förstå situationen innan hen väljer sina verktyg, inte tvärtom.

Det innebär i praktiken att man kan ha ett traditionellt projektflöde med faser och grindpassager, men arbeta iterativt och med löpande återkoppling inom genomförandefasen. Det innebär att man kan använda en kanban-tavla utan att kalla det Scrum.

Det innebär att man kan välkomna förändringar i innehållet utan att överlåta hela styrningen till löpande prioritering. Det agila tankesättet tillhör alla projektledare — inte bara de som arbetar med mjukvara.

Vill du lära dig mer?

Wenell erbjuder kurser i agil projektledning för dig som vill förstå det agila området utifrån din verksamhet och dina projekt, snarare än att fastna i modeller och ramverk.

Agil projektledning är en tvådagarskurs som kombinerar teori, verkliga exempel och diskussion om hur agila metoder faktiskt fungerar i organisationer av olika typ. Kursen är certifierad.

För dig som också vill ha en djupare förståelse för traditionella metoder och hur du kombinerar dem med agila arbetssätt är Praktisk projektledning ett bra alternativ. Den täcker hela projektflödet och är en av Wenells mest genomförda kurser.

Vill du förbereda dig för en internationell certifiering inom agil projektledning erbjuder Wenell även förberedelsekurs för PMI-ACP®.

Vanliga frågor om agil projektledning

Vad är skillnaden mellan agil och traditionell projektledning?

I traditionell projektledning planeras mål, tid och budget i förväg och hålls stabila under projektets gång. I agil projektledning är innehållet flexibelt, arbetet sker i korta iterationer och återkoppling från beställare och användare påverkar löpande vad som prioriteras härnäst.

Det ena är inte bättre än det andra — de passar olika situationer.

Kan man kombinera agilt och traditionellt i samma projekt?

Ja, och det är ofta det klokaste valet. Många projekt tjänar på att ha ett traditionellt ramverk med tydliga faser och beslutspunkter, men arbeta iterativt och med löpande återkoppling inom genomförandefasen.

Wenells projektmodell är designad för att vara skalbar nog att rymma båda angreppssätten.

Fungerar agilt i offentlig sektor?

Delvis. Agila principer som iterativt arbete, tidig återkoppling och kontinuerligt lärande kan tillämpas i offentlig sektor. Däremot kolliderar en rak tillämpning av Scrum ofta med upphandlingsregler, fasta budgetar och legala leveransdatum.

Det krävs anpassning, och det kräver att beställaren har mandat och möjlighet att delta aktivt i processen.

Vad menas med agilt tankesätt?

Agilt tankesätt handlar om hur du förhåller dig till osäkerhet, förändring och återkoppling — inte vilket ramverk du använder.

Det innebär att du välkomnar förändringar snarare än att motarbeta dem, att du levererar tidigt och lär dig av det, och att du prioriterar nära dialog med beställaren framför att följa ett dokument.

Ramverk som Scrum kan stödja ett agilt tankesätt, men de kan inte ersätta det.

Måste man ha en certifiering för att arbeta agilt?

Nej. En certifiering som PMI-ACP® eller Certified Scrum Master signalerar formell kunskap och kan vara värdefullt i vissa roller eller organisationer, men det är ingen förutsättning för att arbeta agilt.

Viktigare är förståelse för grundprinciperna och erfarenhet av att tillämpa dem i verkliga projekt.

Behövs projektledare i en agil organisation?

Det beror på. I ett renodlat Scrum-team finns ingen traditionell projektledarroll — produktägaren äger prioriteringen och Scrum Mastern stödjer processen. Men de flesta organisationer driver inte renodlad Scrum.

I blandade miljöer, i stora program och i projekt med externa beställare och styrgrupper fyller projektledarrollen fortfarande en viktig funktion: att koordinera, kommunicera och säkerställa att projektet levererar det beställaren faktiskt behöver.

Har du frågor om vilken kurs som passar din situation? Se Wenells kurser i projektledning eller kontakta en utbildningsrådgivare direkt.