Uppdragsflödet

Uppdrag är arbeten av medelstor omfattning med lägre osäkerhet och samordningsbehov än projekt. Behovsbilden är tydlig och det finns ett begränsat behov av omprövning under uppdragets gång.

Uppdragsflödet illustrerar en överskådlig bild som visar uppdragets förlopp från idé till nyttjande. Som bilden beskriver sker uppdragsarbetet stegvis med överlappande faser. Även inom faserna rekommenderas ett iterativt arbete på såväl strategisk som operativ nivå.

Idé och utredning

Idé- och utredningsarbetet syftar till att skapa och konkretisera idéer. Man arbetar man med alla fyra områden – behov, resultat, omfattning, plan men tyngdpunkten är på behov och resultat.

Utveckla, beskriv och sammanställ idéer.
Identifiera intressenter och sammanställ deras behov.
Undersök olika alternativ för uppdragets inriktning t ex göra inget, görs minimum, göra något eller göra allt samt deras möjliga resultat.
Gör en grov uppskattning av kompetens- och resursbehov samt tidsåtgång för genomförandet.
Värdera idéer (nytta i förhållande till resursbehov och risker).
Ge återkoppling till de som kommit med idéerna.
Välj vilka idéer som skall bearbetas vidare.

Förberedelsefas

I denna fas förtydligas behov och resultat mer i detalj, fokus övergår succesivt till att mer handla om hur genomförandet ska gå till och vem som ska göra vad och när. Förberedelserna görs oftast mer detaljerade för den närmaste tiden och mer översiktliga för senare delar.

Gå igenom bakgrund och hittills utfört arbete.
Sök aktivt erfarenheter och lärdomar från tidigare liknande initiativ.
Välj strategier, tex utvecklingsfilosofi och metoder för genomförande.
Gör en intressentanalys.
Klargör uppdragets ambitionsnivå genom att förtydliga effektmål och sätt dessa i relation till resursbehov och risker.
Beskriv övriga delar av uppdragets spelplan (uppdragsmål, avgränsningar, ramar och förutsättningar).
Visualisera uppdraget på sätt som passar uppdragsorganisationen och intressenterna.
Organisera och bemanna uppdraget och beskriv hur samverkan och kommunikation ska fungera.
Planera och budgetera uppdraget på en lämplig detaljnivå.
Förankra uppdraget internt och externt samt säkra resurser och finansiering.
Beskriv uppdragets möjligheter och risker, med förslag till åtgärder.
Ompröva om idén skall förverkligas i form av projekt, uppdrag, uppgift eller på annat sätt.
Beskriv hur uppföljning av arbetet ska ske.

Genomförande och avslutsfas

I denna fas arbetar uppdragsgruppen konkret med att skapa resultat. Samverkan inom och utom uppdragsgruppen är en nyckelfaktor.

Håll tempot uppe genom aktiv daglig ledning, säkerställ att kommunikation och samverkan fungerar och sträva efter att tidigt undanröja hinder.
Fokusera på framstegen, till exempel vid milstolpar och delleveranser.
Sträva efter att arbeta i iterationer med tidiga och successiva leveranser.
Samla kontinuerligt lärdomar och successivt förfina planer för att skapa bra balans mellan översikt och detaljer.
Säkra, bibehåll och släpp resurser.
Följ upp framåtskridande och osäkerhet, visualisera så det passar uppdragsgruppen och intressenter, uppdatera planer, sätt in åtgärder, våga ta beslut och rapportera status.
Hantera beslut som påverkar uppdragets spelplan formellt och smärre förändringar operativt.
Klargör nödvändigt förändringsarbete för att säkerställa effekthemtagning.
Säkerställ att alla uppdragets leveranser är godkända av kund/användare och överlämna ansvaret för uppdragets resultat till mottagare.
Klargör när effektmål ska utvärderas och vem som är ansvarig.
Genomför ett tydligt avslut, stäm av måluppfyllelse och sammanställ lärdomar.
Tydliggör utestående aktiviteter/delar med hjälp av en restpunktlista och stäng uppdraget.
Sprid lärdomar, fira avslutet och upplös uppdragsorganisationen.

Nyttjande

Uppdragets resultat tas i bruk. Detta är en spännande period där uppdragets resultat omsätts i praktisk nytta. Beställare och mottagare samverkar för att säkra ett gott nyttjande.

Kunder/användare nyttjar projektets resultat.

Mottagare:

Genomför återstående implementerings- och förändringsarbete.
Arbetar med åtgärder för att realisera effektmålen.
Tar emot och behandlar synpunkter och ändringsförslag.
Genomför korrigeringar.
Den utsedda personen genomför effektmålsutvärdering.

Roller och samverkan

När uppdrag bemannas bör man utgå från vilken kompetens, tid och engagemang arbetet kräver och mindre från de befattningar olika personer har i företagets linjeorganisation.

Detta ger större flexibilitet när det enskilda uppdragets organisation utformas. Det är vanligt att en och samma person kan ha flera olika roller. Det är därför viktigt att vara på det klara med vilken roll respektive person har i olika sammanhang. Uppdragsorganisationen är dynamisk och varierar ofta över tiden.

Rollbeskrivningarnas syfte är att tydliggöra respektive individs huvudansvar i det enskilda uppdraget. Liksom i ett idrottslag är dock rollerna mindre statiska och måste överlappa varandra för att det gemensamma resultatet skall bli bra. Att de medverkande både fyller sin roll och samverkar på ett naturligt sätt med de andra deltagarna är ofta en förutsättning för att uppdraget ska bli framgångsrikt.

Uppdragsgrupp

Uppdragets ”kärna”. Personer som aktivt arbetar i uppdraget.

Uppdragsgruppen består av de aktiva medarbetarna och uppdragsledaren (UL). Gruppen ska vara anpassad efter varje enskilt uppdrag, det vill säga bemannad för att lösa den aktuella uppgiften.

Medlemmarna i gruppen har ett gemensamt ansvar för uppdragets totala resultat och måste därför både kunna åstadkomma individuella resultat och samverka med varandra.

Referensnätverk

Kan utgöras av personer som stödjer uppdragsarbetet eller är berörda av dess resultat

Referensnätverk, som ibland kallas referensgrupp, är normalt ingen formell grupp utan en samlingsbenämning för de individer som på olika sätt stödjer uppdraget.

Ger synpunkter ur ett användar- eller intressentperspektiv.
Stödjer uppdragsarbetet som specialister.
Utför kortare arbetsinsatser i uppdraget.
Tar löpande del av, vidarebefordrar och förankrar information om uppdraget.

Vid behov kan referensnätverket innehålla olika grupperingar tex. en användargrupp och ett specialistnätverk.

Personer kan under sina mest aktiva perioder ingå i uppdragsgruppen, för att under övrig tid höra till referensnätverket.

Uppdragsledare (UL)

Den som har det operativa ansvaret för att uppdragsmålen infrias.

Uppdragsledaren är närvarande i uppdraget och arbetar löpande med att motivera, inspirera och coacha uppdragsdeltagarna samt verkar för att skapa en god uppdragskultur.

Uppdragsledaren:

Koordinerar arbetsinsatserna och håller tempot uppe genom aktiv daglig ledning
Sätter sig in i uppdragets bakgrund och preliminära spelplan (mål och ramar) samt informerar samtliga medarbetare om dessa.
Genomför i samverkan med nyckelpersoner intressentanalys och vidareutvecklar uppdragets spelplan.
Fastställer och uppdaterar vid behov uppdragets spelplan, i samverkan med uppdragsbeställaren.
Visualiserar tillsammans med uppdragsmedarbetarna uppdraget för att öka tydligheten.
Organiserar uppdraget och har löpande dialog med resursansvariga om förfogande av personella och övriga resurser.
Planerar uppdraget på relevant detaljeringsnivå och tidshorisont, i samverkan med uppdragsmedarbetare.
Hanterar osäkerhet i uppdraget, bl.a. genom aktiv riskstyrning tillsammans med uppdragsmedarbetarna.
Håller uppdragsbeställaren informerad om nuläget och eventuella avvikelser, bl.a. genom statusrapporter.
Samverkar löpande med kund/användare, mottagare och andra intressenter.
Sammanställer uppdragsstatus och underlag inför operativa och strategiska beslut.
Levererar uppdragets resultat till kund och överlämnar ansvaret till mottagare.Samlar löpande under uppdraget lärdomar, skriver ev. slutrapport och ser till att erfarenheter från uppdraget vidareförmedlas.

En av uppdragsedarens mest centrala uppgifter är att skapa förutsättningar och undanröja hinder, så att alla kan arbeta, samverka och kommunicera på ett enkelt sätt.

Uppdragsmedarbetare

Ingår i en uppdragsgrupp och delar ansvaret med övriga medarbetare för uppdragets resultat. De som aktivt bidrar i uppdragsarbetet.

Uppdragsmedarbetare:

Ansvarar för att den egna arbetsinsatsen schemaläggs och utförs.
Samverkar med övriga medarbetare så att uppdragets mål infrias.
Sätter sig in i uppdragets bakgrund och preliminära spelplan (mål och ramar).
Vidareutvecklar i samverkan med uppdragsledaren uppdragets spelplan.
Deltar aktivt i uppdragets planering och riskstyrning.
Bidrar till ett bra arbetsklimat.
Delar aktivt med sig av kunskap och bidrar löpande till förbättringar. Meddelar avvikelser och förändringar.
Rapporterar läge och resultat till uppdragsledaren.
Bidrar med förankring och verkar som ambassadörer för uppdraget.

Uppdragsmedarbetarnas motivation och möjlighet att kraftsamla på uppgiften är ofta avgörande för uppdragets framgång.

Uppdragbeställare

Den som har det strategiska ansvaret för det enskilda uppdragets affärsmässighet/effekter.

Säkerställer nyttan.
Förtydligar effektmålen och värderar dessa i förhållande till organisationens strategier och mål samt uppdragets insats och risker inför varje grindbeslut.
Tar beslut om grindpassage eller eventuell nedläggning.
Kommer överens med uppdragsledaren om uppdragets spelplan (mål och ramar) och mandat.
Säkrar resurser för uppdraget på en övergripande nivå.
Förankrar, skyddar och undanröjer hinder.
Förankrar uppdraget hos intressenter, i ledningen och med resursansvariga.
Hanterar intressekonflikter och säkrar att beslut fattas.
Samverkar, följer upp och stödjer.
Avgör hur samverkan med uppdragsledaren ska fungera i praktiken.
Följer upp uppdragets resultat, tider och kostnader. Ger feedback.
Beslutar när uppdraget riskerar att hamna utanför den överenskomna spelplanen.
Stödjer uppdragsledaren.
Säkrar resultat, lärande och effekter.
Godkänner uppdragsavslutet, bevakar att leverans till kund/användare sker och att överlämning till mottagare genomförs.
Säkrar ett gott nyttjande genom samverkan med mottagare så att nödvändigt förändringsarbete m.m. genomförs
Att effektmålen uppnås och att etablerade kontakter tas om hand.
Beslutar när och hur effektmålsutvärdering ska ske.
Bevakar att erfarenheter från uppdraget blir dokumenterade och förmedlade.

Resursansvariga

De som tillhandahåller personella och övriga egna resurser till projekt och uppdrag.

Resursansvariga: 

Sammanställer löpande olika projekt och uppdrags kompetens- och resursbehov på kort och lång sikt.
Ansvarar för att egen personal har nödvändig kompetens och kan arbeta enligt etablerade rutiner och processer.
Ansvarar för att övriga resurser (utrustning, metoder, material, etc.) uppfyller ställda krav och normer.
Avlastar individer som allokeras så att de kan kraftsamla på uppdraget.
Samverkar löpande kring kompetens- och resursbehov med projektledare, uppdragsledare och medarbetare.
Fördelar om resurser vid behov.

Resursansvariga, som ofta är linjechefer, skall se till att företagets samlade resurser används på bästa sätt. De har den svåra uppgiften att balansera resursbehov och resurstillgång. Det gäller både att sätta sig in i de olika projektens och uppdragens behov och att ha en aktuell bild av övrig verksamhets krav på resurser. Samtidigt gäller det att kunna säga ifrån när det inte går ihop.

Genom god framförhållning kan resursansvariga säkra god arbetsmiljö i såväl projekt- som linjearbete samt motverkar splittring och stress

Resursansvariga är de som främst ger personalen möjlighet att rikta sin insats utifrån rådande prioriteringar.

Mottagare

Den eller de personer som förvaltar uppdragets resultat

Mottagare:

Ansvarar för fortsatt verksamhet, till exempel drift, förvaltning och kompetensutveckling.
Sätter sig tidigt in i uppdraget, dess resultat och effektmål.
Beskriver och kommunicerar fortlöpande sina förväntningar.
Bidrar med synpunkter under uppdragets gång.
Informerar berörda om nya kontaktvägar och kontaktpersoner.
Tar emot och ansvarar för restpunktlista.
Tar emot, kontrollerar och förvaltar leveranser.
Tar emot synpunkter på uppdragets resultat och genomför förbättringar.
Samverkar med uppdragsbeställaren över tid kring nödvändigt förändringsarbete och för uppföljning av nytta/effekter.

Mottagare har en viktig uppgift i att säkerställa att resultatet förvaltas på ett bra sätt. Att mottagare är utsedda att ta över ansvaret efter överlämning är viktigt för att uppdraget skall kunna avslutas i tid och dess deltagare skall kunna ägna sig åt nya uppgifter.

Mottagare är också naturliga diskussionspartners till uppdragsledaren, till exempel kring kriterier för uppdragets slut.

Kund/användare

Den eller de personer som använder uppdragets leverans

Kund/användare:

Beskriver och kommunicerar fortlöpande sina krav och önskemål samt deras bakgrund.
Beskriver och kommunicerar övriga förväntningar, t.ex. hur informationsutbyte ska ske.
Följer uppdraget under projektets gång och ger återkoppling.
Säkerställer via genomgångar och prov att delleveranser/leveranser når upp till överenskomna kriterier.

Enbart kund:

Meddelar önskemål om leveranssätt och tar emot leveransen.
Tar emot, kontrollerar och kvitterar leveranser.
Gör en bedömning av möjligheten att infria egna effektmål.

Kund/användare har en svår balansgång mellan att vara tydlig med sina krav och önskemål, samtidigt som det gäller att beskriva verkligheten som inte alltid är så tydlig. Diskutera tidigt hur hantering av frågor som är oklara vid uppdragsstart ska se ut och hur kommande förändringar ska hanteras. Ett sätt att hantera detta är via successiva leveranser och ett iterativt arbetssätt. I de fall kunden inte är definierad eller tillgänglig, representeras denne av intern person.

Förtroende mellan kund/användare och uppdragsledaren underlättar arbetet. Se till att ha en god dialog tidigt. Lika viktigt är det att det finns ett förtroende mellan den som har det affärsmässiga ansvaret hos kunden och uppdragsbeställaren.

Ladda ner

Fyll i formuläret och få nedan mallar:

Uppgiftsbeskrivning (Word)
Uppdragets Strategiska Plan (Word)
Uppdragets Operativa Plan (Word)
Statusrapport Uppdrag (Word)
Projektets Strategiska Plan (Word)
Projektets Operativa Plan (Word)
Statusrapport Projekt (Word)