Att leda i osäkerhet i dessa märkliga tider

Jag vill med denna text inte på något sätt förringa den stora osäkerheten med Covid 19 som pandemi med alla osäkerheter, risker detta innebär för människor, sjukvård och samhälle. Jag har valt att fokusera på de osäkerheter som finns för våra kunder, de projekt vi medverkar i och för oss Wenell som företag.

Flertalet av våra kunder upplever normalt osäkerhet kring deras verksamhet och framtid. Denna osäkerhet har för många förstärkts under Covid situationen vi nu lever i. Det gäller dock inte alla. Vissa verksamheter har fått ett tydligare fokus på grund av Covid, mycket beroende på en gemensam insikt kring väsentligheten av frågan. Det gäller allt från företagets överlevnad till att ställa om till de verksamheter som efterfrågas när de ”vanliga” behoven försvunnit.

Denna osäkerhet gäller också vårt område utveckling och förnyelse. Vilka projekt ska vi ha kvar och vilka nya behöver initieras? Hur kan vi korta projekten så vi får fram de resultat som nu så skyndsamt efterfrågas?

Ett sätt att se hur osäkerheten förändrats och förändras är att använda Osäkerhetskartan.

• Storlek är hur många inblandade personer och aktörer som behövs för projektet
• Nyhet handlar om innovationsgraden i det vi jobbar med
• Inre beroenden är hur många och oftast ömsesidiga ”kopplingar” det finns mellan personerna och aktörerna
• Omvärldsberoenden består av hur snabbt omvärlden förändras och hur vi påverkas av detta

Här kan man ganska enkelt genom att sätta kryss på axlarna och binda ihop dessa få en ”karta” över normalläget, nuläget och trender.

Observationer från oss är att många projekt nu i Covid tider blir mindre i storlek och mer fokuserade. Innovationsgraden anpassas till det som efterfrågas för stunden genom att vi bygger vidare på det vi redan har till stor utsträckning. Inre beroenden ökar och omvärldsberoenden blir accentuerade.

Detta är en ganska naturlig utveckling och troligen nödvändig att de två övre osäkerhetsområdena måste minska när de nedre blir så uttalade. Detta är inte enbart positivt då det kan påverka vår långsiktiga utveckling och innovationstakt.

Vad är dina intryck? Vilka förändringar ser du i de projekt du medverkar?

Omvärldsberoendet handlar till största delen i dessa sammanhang om de beslut kunder, myndigheter, samarbetspartners och andra tar på grund av Covid. Det är konsekvensen av dessa beslut som till största grad påverkar omvärldsosäkerheten. Besluten är dessutom mycket svårbedömda då varje organisation tar de beslut som är rationella för dem vilket innebär att det kan bli stora följdeffekter i de sammanhang de ingår i.

Vad kan man göra för att hantera omvärldsberoende

• Frekvent avstämning av resultat med kunder/användare. Det är svårare nu i turbulensen att gå via ombud som representerar dessa
• Experimentera, använd ”prober” för att snabbt få återkoppling och fortsätt jobba med det som bär, tona ned det andra
• Gå flera vägar, i denna osäkerhet kan man inte räkna ut i förväg utan behöver hålla flera vägar öppna över tid
• Våga bryta mot de mönster och processer vi har som fungerar i normalfallet

I Inre beroenden ingår både frågeställningar, egenskaper och funktioner som är gemensamma, men också beroenden mellan de aktiviteter som ska utföras. Det är numer normalt att ha en hög grad av inre beroenden och vissa dessutom av cirkelkaraktär, vad jag beslutar påverkar dig och det i sin tur påverkar mig. När projekten blir kortare och mer fokuserade blir mer av diskussionerna och arbetet parallellt vilket ökar de inre beroendena

Vad kan man då göra för att hantera inre beroenden

• Jobba med gränsytor istället för gränssnitt, få ett ökat intresse mellan parterna för det som är emellan så helheten blir bra
• Frekventa avstämningar mellan roller och delar där projektledaren/systemledaren inte hamnar som ett filter emellan. Tydliggör ansvaret för projektmedarbetare och delprojektledare/teamledare att prata direkt med andra som frågan berör
• Förstå att starka inre beroenden ger komplexitet och skillnaden mellan detta och vad som är komplicerat- mer om detta i nästa artikel

Vilka tips har du för att hantera den större omvärldsosäkerheten och de uttalade inre beroendena?

Lyckligtvis finns det i delar av de flesta organisationer embryon eller redan existerande utvecklingsfilosofier, arbetssätt och handlingsmönster som svarar upp på dessa behov. Skillnaden är nu att hela organisationen behöver förstå hur de fungerar och använda dem.

Vi har också upplevt en mer förlåtande syn från ledningar kring de experiment som genomförs och acceptera initiativ som visade sig inte svara upp mot något reellt behov för att också få fram de som lyckas. Detta är väsentligt för att bibehålla viljan att fortsätta försöka hitta vägar framåt som bär, även om de förändras över tid. Den tid vi lever i nu kommer vi prata om och dra erfarenheter från under en lång tid framåt.

Vill du veta mer, läs boken ”Att leda osäkra och komplexa projekt- Från styrning och kontroll till stöd för självorganisering” av mig och Lars Marmgren.

Skriven av Mats Ragnarsson