Hur skapar man effektiva möten?

I denna podcast ger Leif Dagsberg ett antal praktiska tips om hur du kan få till bättre möten i din vardag. Hur ska du som mötesledare bete dig för att få ut så mycket som möjligt av dina medarbetare? Leif Dagsberg är anställd konsult i Wenell och finns vid vårt Malmökontor.

Podden i klartext

Leif, många projektledare känner en frustration inför projektmötena. De blir inte tillräckligt produktiva. Och jag vet att du har lite tips där för att få till produktiva möten.

Absolut. Jag tycker att man skall börja med att ställa sig lite frågor. Dels då i form av “vilka förberedelser har jag gjort inför det här mötet?” eftersom förberedelserna också ligger självklart till grund för utfallet av mötena. Har jag gjort dåliga förberedelser, dåliga kallelser, inte förberett agendor eller motsvarande då är ju också sannolikheten stor att det inte blir så effektivt utan att det spretar då. Så tycker jag också att man kan koppla det till hur jag beter mig under själva mötet som mötesledare. Och där tycker jag att man behöver inleda mötet med att sätta olika normer, olika strukturer som behövs för att mötet faktiskt skall följa ett visst spår i en viss riktning. Visst, jag kan ha skickat ut agenda tidigare, jag kan ha träffat människorna tidigare, men ofta tål det alltid att upprepas ramarna som vi skall leva under det att vi har mötet.

Då skall de ställa in sig. De kommer från en helt annan verklighet och så skall de in på det här mötet, ställa om sig och vara produktiva.

Precis. Så, att tydliggöra ramarna. Det kan ju vara något som att vem av oss om skall föra anteckningar… vi kanske har ett visst moment under mötet som kommer att vara av erfarenhet tidskrävande. Och någon kanske skall hålla koll på klockan, den sekvensen av mötet.

Sen tycker jag också att du som mötesledare behöver lägga tid och kraft på att observera mötet och mötesdeltagarna. Det kan ju vara något som att se vem som pratar och vem som inte pratar.

Kanske också lägga märke till kroppspråket på människor. Se vilka som signalerar att det kanske behövs en rast, vi kanske har hållit på för länge. Så att tydligare strukturer, tydligare ramar för mötet, och också hur du observerar, uppfattar deltagarna.

Och sen behöver vi med hjälp av de här två delarna lägga grunden för att dels stimulera mötet skall drivas vidare, kanske bli kreativt, mera dynamiskt, händelserikt. Och det kan man ju göra på olika sätt. Det kan ju vara att beroende på hur du ställer frågor — om du ställer öppna frågor får du mer stimulans till att svara också, med egna ord, och får kanske också mer information att bygga vidare på. Det handlar om andra typer av tekniker där det handlar om att till exempel brainstorming eller det handlar om att gå laget runt, på andra sätt jobba med bikupor för att på alla sätt stimulera mötesdeltagarna till att komma till tals och att bli aktiva under mötet. Och sen handlar det avslutningsvis om att vi givetvis vill styra mötet till att handla om det som vi satt upp att det skall styras till.

Och det kan ju handla om att vi behöver avsluta diskussioner genom att säga att vi går vidare, eller att jobba med sammanfattning av det som vi diskuterat och pratat till . Och genom sammanfattning kan vi ju också kliva vidare i agendan då. Eller konkret också behöva gå in och jobba mer med slutna frågor, så att det är ja och nej-frågor, så att vi vet hur vi skall göra för att gå vidare.

Så sammanfattningsvis att tydliggöra ramarna, att jobba med att observera deltagarna och att då också jobba med att aktivt styra riktningen på mötet som vi vill att det skall gå då. Sen tycker jag också att det är lite grann intressant när folk kliver fram och tycker att det har varit ett dåligt möte. Till dem tycker jag man skall ställa frågan “Vad gjorde du själv för att förbättra mötet i rätt riktning.”

Tack.

Tack.

Dela denna sida