”Ryktet om min död är starkt överdrivet!”

Den berömda kommentaren av Mark Twain, att uppgifterna om hans död var betydligt överdrivna, tror jag även kan användas om Stage-Gate modellen.

De flesta projektmodeller bygger just på Robert Coopers Stage-Gate modell och många företag och organisationer världen över drar stor nytta av denna. Det råder dock två allvarliga missuppfattningar som gör att många vill förkasta modellen som gammaldags och stelbent, nämligen:

• Att vi måste arbeta enligt vattenfall-modellen, dvs. att vi först låser alla krav för att därefter implementera, testa och leverera.
• Att grindarna är traditionella milstolpar.

Ett projekt är en investering som vi gör för att få avkastning i form av pengar eller annan nytta. Att investera i ett projekt är, som all annan investering, förenat med en viss risk. Vi vill naturligtvis maximera nyttan och minimera risken i vår investering och det är just här som Stage-Gate modellen kommer in. Genom att stämma av projektet regelbundet kan vi värdera både nyttan och risken för att på så sätt avgöra om vi ska fortsätta med vår investering eller inte. För att kunna ta bra beslut vid dessa avstämningar måste vi tidigt ta reda på vilka våra stora frågetecken är, dvs. vad som kan äventyra vår investering, för att fokusera vårt arbete på att snabbt kunna räta ut dessa frågetecken.

I Standish CHAOS Report kan man tydligt se att ett av de största frågetecknen för IT-projekt är vad kunden/användaren behöver, till skillnad mot vad de säger sig vilja ha. När de Agila mjukvaru-metoderna utvecklades under 1990-talet, så var det bl.a. just för att snabbt få svar på denna fråga. Genom att fokusera på enbart en del av systemet (ett inkrement) och leverera detta för utvärdering kunde man räta ut frågetecken efter frågetecken.

Mycket av kritiken av Stage-Gate modellen tror jag grundar sig på att man likställer faserna i Stage-Gate modellen med faserna i vattenfall-modellen. Dvs. att vi måste låsa alla krav i första fasen för att sedan designa hela resultatet osv. Detta för även med sig att man misstolkar grindarnas betydelse. T.ex. att kravet för att passera första grinden är att alla krav är frysta. Om vi istället ser första fasen som en tid där vi identifierar alla stora frågetecken för att kunna planera på vilket sätt och i vilken ordning vi ska arbeta för att räta ut dessa i kommande faser, finns det inga som helst konflikter mellan Stage-Gate och Agile.

Om vi dessutom använder grindarna som affärsmässiga beslutspunkter där vi testar vårt Business case, dvs. maximerar nyttan och hanterar risknivån, kommer Stage-Gate modellen säkerställa att vi gör rätt saker vid rätt tidpunkt. Om vi däremot använder grindarna för att följa upp milstolpar missar vi hela idén med grindarna och slösar dessutom bort både sponsorns och styrgruppens tid. Milstolpar ska följas upp av projektledaren.

Stage-Gate modellen är ett fantastiskt verktyg om det används på rätt sätt, men som en vis man sa: ”ett verktyg blir aldrig bättre än sin användare”.