Hur värderas nyttan med ett projekt?

Det blir allt viktigare att på ett allt tidigare stadie kunna utvärdera en idé och ett projektförslag. Helst skall vi ha ett bra grepp om såväl bedömda kostnader som framtida effekter och nyttor innan vi ens gjort en förstudie för att kunna få starta och få tillgång till de knappa resurserna som finns tillgängliga i organisationen.

Hur identifierar vi då nyttan med ett projekt på bästa sätt? I de flesta projektmodeller är en investeringskalkyl (Business case) en central del som används som underlag för prioritering, värdering och grund för beslut. Men hur lätt är det att identifiera nyttor och effektmål fullt ut i ekonomiska termer? Tar vi t ex fram ett systemstöd för en tilläggstjänst som i sin tur stärker ett flertal olika huvudprodukters attraktionskraft på ett antal olika marknader så kan komplexiteten och vagheten i våra antaganden skapa ett nästintill oöverstigligt hinder.

I många projekt är det ofta svårt att enbart identifiera de direkta synliga nyttorna och effekterna som direkt efter projektets slut kan läsas av på det ekonomiska resultatet. Kan vi p.g.a. av projektets resultat avveckla 5 st. heltidstjänster är det lätt att följa upp effekten i efterhand, men om det snarare rör sig om att vi frigör 15 minuters arbetstid i veckan för 50 personer är ju effekten mer indirekt och därmed svåravläst. Nyttan beror ju väldigt mycket på vad de 50 personerna gör med de 15 frigjorda minuterna? Vi kommer inte kunna läsa av denna nytta direkt på resultatet – snarare blir det en indirekt effekt i flera steg, t.ex. lägre sjukfrånvaro p.g.a. av lägre stressnivå. Än mer komplicerat blir det när nyttan inte ens kan sägas vara indirekt utan snarare ytterst svårvärderad, t ex ”förbättrad image” eller ”ökat förtroende”.

Jag genomförde i veckan en utbildningsdag för projektledare i en organisation där man bestämt sig för att i projekten aktivt arbeta med just nyttovärdering. Under utbildningen utgick man från riktiga projekt och jobbade med att tydliggöra effektmål, identifiera nyttor, strukturera och värdera dessa. Genom att lägga ordentlig tid på detta skapade man i projekten dels en tydligare visuell bild av ”VARFÖR” projektet ska genomföras, dels skapade man en ”katalog” av argument för och emot projektet att användas i kommunikationen med huvudintressenterna. För respektive nytta identifierade deltagarna sedan beräkningsgrunder för att kunna kvantifiera nyttan i möjligaste mån i ekonomiska termer.

Min rekommendation är att identifiera nyttorna även om det inte är lätt att kvantifiera dem. Tydliggör gärna nyttorna helst i olika nivåer för att klargöra osäkerhetsgraden:

  1. Direkta Nyttor (direkt avläsbara på det ekonomiska resultatet)
  2. Indirekta nyttor (nyttan uppkommer först efter två eller flera steg)
  3. Svårvärderade nyttor (mycket svåra att kvantifiera i ekonomiska termer)

Genom nivåindelningen tydliggör vi i projektet graden av osäkerhet kring nyttan och vi säkerställer att samtliga argument för att genomföra projektet finns identifierade. Utöver nivåindelningen ovan kan vi även arbeta med känslighetsanalyser för att tydliggöra graden av osäkerhet inom respektive nivå.

För beställare och projektledare skapar tydliga effektmål med genomarbetade beskrivna nyttor en ledstång att hålla i om projektets prioritering vis-avi andra initiativ börjar ifrågasättas. Det handlar så som mycket annat i projektsammanhang om en proaktiv och effektiv kommunikation!

Dela denna sida