Plötsligt får projektet ändrade förutsättningar – vad gör jag som projektledare?
Den andra videon i serien Projektledarutmaningar tar upp en vanlig utmaning som projektledare – vad gör jag som projektledare när förutsättningarna plötsligt ändras för projektet?
Jan Öhman, partner på Wenell, ger ett antal handfasta råd.
Det handlar bland annat om:
- Varför det är så viktigt att förstå varför förändringen kommer just nu
- Vikten av att klargöra konsekvenser i tre olika dimensioner
- Kommunikationsglappet – och varför det är så viktigt att dokumentera i dessa situationer
Har du egna erfarenheter av denna situation? Dela gärna med dig så bygger vi vidare tillsammans och utvecklar frågan.
Videon i klartext
Ja då har vi kommit fram till den här frågan som ofta dyker upp i projekt, att man känner att nu ändras förutsättningarna, att det har blivit en glidning i förutsättningarna. Hur skall jag bete mig då? Vad är dina första två, tre råd i den här situationen?
Det är att förstå varför kommer den här förändringen nu. Och där kan det ju skilja sig mellan en inre förändring och en yttre förändring. Vissa förändringar är ju väldigt tydliga — det är ett lagförslag eller någonting. Men ofta kommer ju det här inifrån, att det är en styrgrupp eller någonting. Så jag måste förstå det, men ännu mer måste jag rekapitulera varför körs hela projektet.
Syftet med projektet.
Ja, syftet med hela projektet. Och det är väldigt bra att lyfta upp alltså, är det här en förändring som kommer i en styrgrupp eller någontin, så att vi har en bild vi är överens om. Där vi gör av det här skälet. Och ofta så faller hela förändringen då. Nej, vi var inte… då skippar vi det här, vi tar inte det här, vi tar det nästa omgång.
Händer det ofta skulle du säga att det känns mer viktigt än det egentligen är, och om man relaterar ner det till syftet så kan man backa ned, lägga bort det i två månader…
Definitivt. Och som projektledare kan man bädda för det här. Alltså man kan förbereda för att undvika det här just genom att vara tydlig med varför… Men om det är så i alla fall att den här förändringen är jämn, jag måste ta den, då får ju jag se till att jag fattar den här förändringen och att vi är överens även om frågan med förändringen: varför kommer den just nu, vad skall den leda till?Och sen måste jag (och det här är jätteviktigt) jag måste förklara för styrgrupp och intressenterna och andra konsekvenserna i tid, kostnad, kvalitet. Kommer det att bli klart snabbare eller kommer det att ta mer tid? Vad kommer det att kosta i termer av pengar, men också i termer av arbetstid? Jag har en eller två specialister och nu behöver jag en till? Ja, det kanske inte finns nån. Shit! Och så själva leveransen, alltså vad är det substansen jag levererar? Hur på verkas den av den här förändringen? Ja den blev lite mindre än vad vi hade tänkt.
Skulle du säga att man ofta missar i den här konsekvensbeskrivningen?
Jag skulle säga att det är vanligt att man underskattar kommunikationsglappet. Man tycker ju ja men jag sa ju att det tar längre tid och den andra sidan tycker ju att ja men han sa ju att det var okej. Det gäller alltså att vara löjligt övertydlig. det skall vara protokollfört så att det verkligen står extremt tydligt vad det är för konsekvenser. Och vad är det för konsekvenser om vi då missar den här skapelsen Det jag faktiskt levererar kanske inte var vad jag ville ha överhuvudtaget. Och jag tycker man skall ha med sig i bakhuvudet att de här förändringarna de görs ju ofta av goda skäl, så att bli sur och gnällig över projektledningen, att säga “njäh”, det går inte — så proffsigt, backa till varför, få en överenskommelse i alla tre, kör vidare.