”Vi har inga projekt längre – vi kör allt i linjen. Det är ju enklare…”

Har du varit med om att projekten plötsligt försvinner? Någon kommer på snilleblixten att det är enklare att skippa projektformen och istället driva arbetet i linjen, antingen som ”aktivitet” eller så tillsätter man en ”task force”. Det fina i kråksången är att den nyaarbetsformen inte behöver omfattas av en massa grindbeslut, granskningar, dokumentstyrning och annan byråkrati och elände som projektformen dras med. Nu kan man istället fokusera, äntligen få arbetet gjort och snabbt skapa resultat!

Vad beror detta fenomen på? Visst finns det arbeten med lägre grad av osäkerhet och mindre behov av samordning som absolut med fördel drivs i en enklare arbetsform, t ex som ett uppdrag eller en enskild aktivitet, men när inställningen är att vi helst under alla omständigheter bör undvika projektformen även för mer komplexa arbeten så har något sannolikt gått snett. Jag tror det finns två bakomliggande orsaker:

1) Okunskap. Vi ”projektmänniskor” har inte lyckats sälja in och förklara till övriga varför projektformen under vissa förutsättningar är ett lämpligt format. Okunskapen kan även bero på en missuppfattning kring hur en projektmodell bör användas. Verktyg, modeller och dokument ska tillämpas med förnuft. Vi använder ju inte en grävmaskin då vi planterar tulpanlökar. En duktig projektledare har förmågan och tillåts välja verktyg och anpassa upplägget utifrån det enskilda projektets behov.

2) Projektmodellen har havererat. Om det saknas en tydlig och stark ägare av projektmodellen riskerar den att ”ockuperas” av olika funktioners särintressen som var och en suboptimerar och inför en mängd kreativa och obligatoriska kontrollpunkter mm.  Om nya ”mini-grindar” införs riskerar vi att beställarens, styrgruppens och projektledarens reella ansvar blir otydligt.

Varningsklockorna borde ringa när projektformen börjar upplevas som ett hinder istället för en möjliggörare. Vad kan vi då göra?

• Se över projektmodellen! Förenkla, förenkla och förenkla. Återför ett tydligt strategiskt ansvar till beställare och styrgrupp och ett operativt ansvar till Projektledaren. Du som projektledare ska vara ”VD” för ditt projekt.
• Inför enklare arbetsformer, t ex uppdragsformen, för arbeten med lägre grad av osäkerhet och mindre behov av samordning. Låt uppdragsformen ha färre formella grindbeslut och enklare dokumentstruktur (t ex samla allt i ett enda dokument) men dra nytta av projektmodellens verktygslåda även för denna enklare arbetsform. Använd inte projektformen till allt – det passar den inte för.
• Utbilda beställare. Många linjechefer tror sig inte behöva någon projektutbildning.  Det är dock stor skillnad mellan att leda i linjen jämfört med att leda i projekt. En duktig linjechef är nödvändigtvis inte en kompetent beställare. Utbilda därför dina beställare så att de kan fungera effektivt i sin roll att initiera projekt, stötta projekten och svara för den strategiska styrningen av projekten.
• Utbilda dina projektledare. Har dina projektledare rätt förutsättningar och mandat? Har de förmågan att anpassa modell och verktyg utifrån uppgiften eller försöker de ”slaviskt” leva enligt en modell? Är de duktiga administratörer/planerare och behöver förstärka sina ledarskapsförmågor?

Projektformen är här för att stanna. Börjar projekten på ett mystiskt sätt att ” försvinna” – och du inte har en bra ”Arkiv-X-teori” – kan det vara dags för ett omtag. Har du råkat ut för detta fenomen?