Tips när du ska ta över ett pågående projekt
Ibland behöver vi byta ut projektledare mitt under ett projekt. Det innebär en viss ökad risk, eftersom projektledningsarbetet oftast inte är 100 % dokumenterat. Dock kan det vara en nystart för ett projekt som kört fast eller gått i stå.
Mest kritiskt är det kanske att genomföra ett projektledarbyte under genomförandefasen då projektet är som mest intensivt och fokus ligger på att hålla tempot uppe. Den övertagande projektledaren får därför kanske inte en chans att stanna upp och reflektera, utan måste vara beredd att ta över i en snabb stafettväxling. Vad bör du då som övertagande projektledare tänka på?
1. Intervjua den avgående projektledaren
Skaffa dig snabbt en statusöverblick. Den första att ”tanka av” är givetvis projektledaren som lämnar projektet. Säkerställ i samband med detta att du snabbt får tillgång till de viktigaste dokumenten (styrgruppsprotokoll, operativ projektplan/projektkontrakt, projektbeställning/direktiv, planeringsdokument och förekommande fall beslutslogg/ändringslogg). Tänk också på att en stafettväxling sker över en vis tid/sträcka. Säkerställ att du verkligen får den tid du behöver med den ”avgående” projektledaren!
2. Stäm av med beställaren
När du börjar få ett grepp om projektets intressenter, scope och status kan det vara bra att så snart som möjligt intervjua projektets beställare. Är t ex effektmålen tillräckligt väl definierade? Finns det en tydlig koppling mellan effektmål och projektmål? Var ligger beställarens fokus och prioritering (tid, kostnad, resultat)? Boka gärna in ett par extra möten med beställaren i början så du kan göra avstämningar i takt med att du kommer upp på banan.
3. Intervjua projektgruppen
Genomför intervjuer med var och en i projektgruppen. Säkerställ var och ens roll och ansvar är tydliga. Är leverablerna tillräckligt definierade? Finns det några resurser/kompetenser som saknas?
4. Se över riskanalysen
I samband med byte av projektledare är det bra att snarast uppdatera riskanalysen gemensamt med din projektgrupp.
5. Gör en formell statusrapport till beställare/styrgrupp
När du väl börjar få grepp om projektet kan det vara bra att göra en statusrapportering till beställare och styrgrupp för att klargöra din syn på status, prognos, risker och resursläget. Det är naturligt att du med dina ”fräscha ögon” kan ha nya frågeställningar och insikter som beställare och styrgrupp bör få ta del av.
Det är utmanande att arbeta i projekt. Det kan vara extra utmanande att ta över ”mitt i” ett projekt, men det är väl just de ”kittlande ”utmaningarna vi söker som projektledare…?