Leder du ditt projekt här och nu?

”Jag skall bara…”, sa Alfons pappa. Jag gillar böckerna om Alfons Åberg. Jag har läst så gott som alla Alfonsböcker vid det här laget, de flesta flera gånger. Min son Vidar älskar nämligen Alfonsböckerna.

Vem känner inte igen sig i t ex:

  • Du läser en bok för ditt barn, men tänker på annat samtidigt.
  • Du svarar på ditt barns fråga utan att egentligen notera vad barnet frågar efter.

Att leva i nuet strävar vi efter, eller hur? Men gör vi det egentligen? Som projektledare kan vi ju inte bara leva i nuet. Vi hanterar nämligen tre tidsdimensioner samtidigt:

1) : t ex genom vår uppföljning – vad har hänt och vad har gått bra respektive dåligt? Uppföljning är en förutsättning för att få vetskap om vi är på rätt väg!

2) Nu: att agera på oförutsedda akuta händelser. Även om vi strävar efter att undvika ”brandsläckningar” så inträffar det ibland händelser som vi som projektledare måste agera på omgående.

3) Framtid: att vara förutseende och förberedd inför kommande utmaningar genom att arbeta med mål och planer. Därmed ökar vi sannolikheten att lyckas med vårt projekt.

Givetvis bör vi undvika att vara mentalt frånvarande och disträ, såsom Alfons pappa tycks vara ibland. Tiden är begränsad i våra projekt – ta därför tillvara ögonblicket, mötet och samtalet på bästa sätt – oavsett om du hanterar Då, Nu eller Framtiden.

Några tips:

  • Närzonsplanering. Fokusera i första hand på aktiviteterna och milstolparna i närtid (4-6 veckor) och jobba mer på en strategisk och övergripande nivå på längre sikt så slipper ni uppdatera projektets detaljerade planering i onödan.
  • Undvik slentrianmässiga möten och mötesagendor. Kalla bara de som behöver närvara och ha en tydlig agenda så att alla kan förbereda sig på bästa sätt.
  • Avvikelserapportering. Ägna inte onödig energi åt det som löper på bra och enligt plan – fokusera istället på avvikelserna från planen och åtgärderna för att undanröja hindren.

Till sist – glöm inte bort effektmålen! När vi leder i nuet och är mitt i projektet kan våra leveranser, det dagliga arbetet och de löpande aktiviteterna tendera att ta allt vårt fokus. Vi bör dock ständigt i projektgruppen påminna oss om det långsiktiga syftet och varför projektet finns till. Sträva efter att era mål, beslut och åtgärder ”i nuet” verkligen ligger i linje med att effektmålen kommer att infrias på längre sikt.

Dela denna sida