Köpa billigt- Spårvagnssyndromet
Det är en stor debatt i Göteborg kring de nya spårvagnarna som levererades sent och med mycket dålig kvalitet. Situationen är mycket besvärlig och flertalet av de nya vagnarna används inte beroende på olika problem som t.ex. att de bärande balkarna som håller ihop spårvagnen rostar.
Vad jag vill belysa är hur fel tankesätt i inköpsfrågor kan leda till liknande problem som de gjorde i spårvagnsprojektet. Eftersom de flesta projekt handlar om att skapa något nytt så innebär detta ofta också nya krav på inköpta objekt. I det här projektet ville man ha låggolv på spårvagnarna som fungerar för handikappade med rullstol och personer med barnvagnar. När projektet startade fanns det inte någon sådan lösning i världen. Efter en runda med förhandlingar valde man en leverantör som lovade att klara specifikationen och som dessutom hade det lägsta priset. Som de sa efteråt ”Att välja en annan leverantör än den med lägsta pris hade varit tjänstefel”. Det låter för mig som de som sa detta, inte hade läst de föreskrifter och anvisningar som finns för upphandlingar och inte heller hade tänkt på totalkostnaderna under spårvagnarnas livstid.
Det intressanta är dock resonemangen bakom och känslan av att nu är vi hemma eftersom vi har en leverantör som har skrivit på ett kontrakt med en punkt i specifikationen som inget företag idag klarat av hittills. Det är leverantörens problem att hantera detta nu. Vad jag säger först är att innan man skriver på ett avtal ska man kolla hur de tänker klara av de svårare punkterna i specifikationen och vilket rykte de har på marknaden. Spårvagnsleverantören hade ett redan dåligt rykte och hade levererat spårvagnar och tåg till många länder med allvarliga problem. Det jag säger är alltså att en seriös inköpare måste säkra att leverantören kommer att kunna uppfylla kraven i specifikationen och inte bara vänta och se vad som händer.
För det andra, när du har skrivit på ett kontrakt med en leverantör måste du följa upp framsteg och utföra kvalitetskontroller på produktkvaliteten, vad de har åstadkommit så här långt och inte bara processkvaliteten, att de följer bra rutiner. I spårvagnsprojektet bestämde man att kvalitetskontroller på plats var för dyrt så man överlät detta till leverantören, och kvalitetsproblemen ökade kraftigt.
För det tredje, låt inte leverantören skicka utrustning till dig som inte klarar de viktigaste specifikationspunkterna och inte har fungerat vid test i deras egen anläggning. Så fort du tar emot en leverans har du delvis tagit över ansvaret. I spårvagnsprojektet ville de ledande politikerna ha något att visa upp före valet så man beordrade fram ett par vagnar som var installerade ”i riktigt jävla dåligt skick”, enligt den tekniska projektledaren för att sedan skeppas tillbaka till leverantören och modifieras. Jag har själv upplevt projekt där man för att vinna tid installerade en maskin som inte ens fungerade hos leverantören, för att i nästa steg få en försöksperiod som varade under en lång tid med oklart ansvar.
Det var från början klart för de inblandade personerna i spårvagnsprojektet att leverantören skulle få svårt att klara av de nya kraven som fanns i specifikationen. Även hos leverantörens utvecklings- och produktionspersonal. ”Vi hade kanske för höga ambitioner, vi ville ha framtidens spårvagn, modern, ljus och rymlig, det bästa som kunde byggas”, säger en av de inblandade i projektet. Efter en nästan total katastrof med den första serien spårvagnar beslöts att köpa in en andra delserie med samma specifikation.
”Hade vi från början godkänt en lösning med 70% låggolv och 30% höggolv så hade vi löst flertalet problem och klarat av de viktigaste kraven, säger den tekniske projektledaren. Så tänk på detta när du själv ska göra inköp i projekt, vad är väsentliga krav och vad behöver vi egentligen inte? Konsekvenserna av att bara stapla krav på varandra kan leda till allvarliga problem och att det väsentliga ”döljs” bakom alla olika punkter.
Så passa dig för vad du ber om – de kanske till och med försöker åstadkomma det!