Hantera förväntningar bra och ditt projekt kommer upplevas som framgångsrikt!

Projektledarrollen omfattar mycket. Det kanske viktigaste är att på ett bra sätt kunna hantera omgivningen, intressenterna. Vilka är då dessa? Till en början behöver vi identifiera dem. Alla som på ett eller annat sätt har förväntningar på projektets resultat eller dess genomförande är en intressent. Likaså är de som påverkas av projektet eller dess resultat en intressent.

Enligt skolboken ska vi sedan analysera våra intressenter i olika perspektiv för att förstå dessa bättre, t ex: Vilka är positiva?, Vilka är negativa?, Vilka är de primära med större makt att påverka vårt projekt eller dess resultat osv. I flertalet projekt kan analysen kännas överflödig eftersom det verkar mer eller mindre givet vilka intressenterna är och det är uppenbart vilka som har mandat att ställa krav. Trots detta blir vi ibland överaskade av att en till synes ”betydelselös” aktör plötsligt dyker upp, vanligtvis under genomförandefasen, och sätter käppar i hjulet. Visst, hade vi gjort en grundligare analys kanske vi hade lyckats fånga in dessa tidigt, men ofta ser vi dessa inte på vår radar förrän det är alltför sent.

Vad handlar då framgångsrik intressenthantering egentligen om?

Du behöver vara lyhörd så att du på ett tidigt stadie kan fånga upp signaler, följa upp och vidta åtgärder preventivt. Lyssna mycket och lyssna aktivt på din omgivning, din projektgrupp och din beställare.

Hantera förväntningarna på ett bra sätt. Ofta finns det till en början orealistiska förväntningar på ett projekt. Det är lätt för att blunda för tidigare erfarenheter från liknande satsningar. Lova bara det du kan hålla. Ge aldrig sken av att du har mer koll än du faktiskt har. Beskriv hellre estimat i spann än i absoluta tal. Det första estimatet som uttrycks är ju det alla minns… och som du som projektledare dessvärre senare ofta får förklara avvikelser mot. De projektledare som upplevs som framgångsrika är oftast de som levererar enligt plan – frågan är bara enligt vilken plan? – ursprungsplanen eller den senaste reviderade …? Tydliggör även osäkerheter/risker i projektet och lär dina beställare att projekt oftast är en iterativ process. Vi tar ofta två steg fram och ett tillbaka…

Om du blir duktig på att hantera dina intressenter och deras förväntningar så kommer omgivningens uppfattning om ditt projekt bli mer positiv. Vad som uppfattas som framgångsrikt handlar oftast om att:

Upplevelsen > Förväntan

Som projektledare ansvarar du givetvis för resultatet och genomförandet, d.v.s. upplevelsen, men glöm inte bort att även jobba aktivt med att skapa realistiska förväntningar.

Lycka till med dina intressenter!