Effektiva möten – en utopi?!
Vad är ett effektivt möte?
Vi har säkert alla lite olika syn på vad effektivt kan tänkas vara. Många som vi kommer i kontakt med relaterar detta till exempelvis; välinvesterad arbetstid, möjligheten att komma till tals och beskriva sitt perspektiv, att mötet håller sig inom angivna tidsramar samt lever upp till det angivna syftet.
Vad finns det för fallgropar med möten?
Så klart har du säkert dina egna ”fallgropar”, som du har sett andra mötesledare och mötesdeltagare hamnat i… Några ”favoriter” som dyker upp är att det blir en mötesmonolog när det behövs dialog, mötet sticker iväg i en riktning som inte var dess avsikt, endast ett fåtal punkter av agendans överfyllda punktlista hinns med, endast ett fåtal mötesdeltagare är berörda av vad som avhandlas och övriga sitter mest av tiden samtidigt som de pysslar med annat, etc…
Vilka beteende är bra för effektiva möten?
En minnesregel som kan hjälpa dig att få till bra möte är B.O.S.S.
B.O.S.S. innehåller områden som kan vara bra att arbeta med aktivt under mötet som mötesledare, men faktiskt även som mötesdeltagare för att stödja mötesledaren i mötet.
B innebär att du behöver bestämma och tydliggöra ramarna för den tid vi ska spendera tillsammans. Detta börjar så klart redan innan mötet i förberedelserna inför mötet. Exempel på ramar är:
- tiden som är avsatt för mötet, vad är mötets syfte och vilket resultat förväntas mötet leverera, tydliggörande av agendan
- fördelning av roller (minnesanteckningar, tidtagning, rösträknare, ansvar för vissa delar av mötet, etc.)
- vilka normer som gäller för mötet som exempelvis; en pratar åt gången, samtliga lyssnar aktivt, mobiltelefoner är avstängda/tyst läge, datorer/paddor avstängda.
- övrig information kring praktiska saker som när det är paus, var deltagarna kan hitta toaletter/rökbås, osv.
O handlar om att du behöver möjliggöra för dig som mötesledare att observera och fånga upp vad som händer i mötet, till exempel vem som pratar (kanske för mycket), vem pratar inte alls, kroppsspråk som kan visa gillande/ogillande/eller att det kan vara dags för en paus.
S går ut på att du som mötesledare behöver vi se till att det finns stimulans i mötet. Detta kan handla om att du arbetar med öppna frågor, går laget runt, initierar en brainstorming, nickar och hummar.
S betyder att du med dig in i mötet har verktyg som kan hjälpa dig att styra mötet. Till exempel kan du hänvisa till agenda, använda dig av stängda frågor som Ja/Nej, avbryta någon som talar, styra mot tiden med hjälp av att någon håller koll på tiden för olika punkter i agendan.
Vad innebär virtuella möten för dig som mötesledare?
Samtidigt som det ökar möjligheterna till att genomföra möten, innebär det också mer utmaningar att genomföra möten virtuellt. Det är så klart positivt ur såväl miljö- som arbetstidsperspektiv att vi kan samlas för möten när och i princip var som helst. Baksidorna som dyker upp kan bland annat kopplas till att vi får minskade möjligheter att fånga upp (ibland små) nyansskillnader i kroppsspråk som vi har möjlighet till vid det fysiska mötet.
Vi har vid det virtuella mötet även ett beroende till teknik, vilket i sig kan bidra till utmaningarna att få till bra möten.
Vad finns det för hjälpmedel för effektiva möten?
Ett hjälpmedel som fungerar till alla situationer är så klart din egen energi samt grundläggande aktiva lyssnande-beteenden. Du kan inte förvänta dig att deltagare tycker att ett möte är kul och stimulerande, om du själv inte tycker det/uppvisar detta.
Fysiska möten möjliggör direkt tillgång till enkla verktyg såsom bikupor, brainstorming, arbete med självhäftande notislappar, stå upp-möten, snabba växlingar mellan olika medier, etc.
Virtuella möten kan så klart också använda sig av vissa av ovan nämnda hjälpmedel, men då utifrån att det digitala verktyget erbjuder det. En aspekt som kan vara värd att ta med i bedömningen kring om huruvida mötet ska genomföras virtuellt eller ej, kan vara vilken färdighet deltagarna har i att använda de digitala verktygen ni ska kommunicera genom. Kanske kan det till och med vara så att i en serie av möten behöver du avsätta en del av det första mötet till träning i verktyget. Vid kommande möten kan mötet ha nytta av repetitiva inslag kring verktygets nyttjande. Med andra ord klassisk utbildning…
Hur kan du hantera olika ”typer” av personer på möten?
Vi känner alla säkerligen igen olika ”typer” som ibland dyker upp på våra möten; exempelvis Pratkvarnen, Musslan, Den sena eller Den splittrade.
Använder du dig av minnesregeln BOSS, har du i grunden goda förutsättning att hantera de ovanstående och säkert ytterligare fler ”typer”.
Med hjälp av beskrivna ramar för mötet har vi möjlighet att referera till dessa, för att på så vis signalera att vi är på väg att lämna den gemensamma spelplanen för mötet (Den splittrade/Den sena)
Stimulerande beteende från dig som mötesledare ökar möjligheterna att få med alla deltagare i mötet (Musslan)
Genom att använda dig av verktyg som styr mötet i rätt riktning kan vi möjliggöra att inte endast ett perspektiv hörs i mötet (Pratkvarnen)
Så är då Effektiva möten en utopi?
Med rätt träning, beteende och förutsättningar, bedömer jag att vi har goda möjligheter att få till möten som upplevs som effektiva och där tiden känns som välinvesterad. Så ge dig ut i dina möten, med minnesregeln B.O.S.S. som en god följeslagare! Behöver ni hjälp med att få snurr på ert möte, är ni varmt välkomna att höra av er till mig!
Lycka till!
Leif Dagsberg