Distansmöten mer effektiva än fysiska möten?
Distansmöten mer effektiva än fysiska möten?
Många har sedan länge använt sig av möten på distans. Nu i år har pandemin gett denna utveckling fart och gjort att merparten av alla möten nu sker på distans.
Såväl fysiska möten som distansmöten bygger på samverkan mellan människor, men hur samverka på distans? Merparten av vår kommunikation är icke verbal, såsom kroppsspråk, röstläge, mimik mm. Alla dessa signaler uppfattar vi naturligt i ett fysiskt möte, men i ett distansmöte är det svårare och såväl ledare som deltagare måste hjälpas åt för att kompensera det som går förlorat. Utmaningarna leder dock ofta till att distansmötet förbereds och genomförs med mer omsorg än konventionella möten vilket kan leda till att distansmöten faktiskt blir bättre och mer effektiva än fysiska möten. Vi blir helt enkelt en bättre version av oss själva i väl förberedda och genomförda distansmöten.
Vi har här samlat tips och råd för framgångsrika distansmöten. Tipsen är många och vissa kanske passar perfekt medan andra inte är aktuella. Ta det som passar och hör gärna av dig till oss på Wenell med synpunkter eller frågor.
Förbered mötet
Alla möten måste förberedas, men onlinemöten förtjänar extra omsorg. Ett smidigt online möte uppfattas proffsigt och ger deltagarna energi.
Checklista för att förbereda ett distansmöte:
- Skapa ett tydligt mål för mötet så att alla deltagare enkelt och säkert förstår vilket resultat mötet ska leda till. Gapa inte över för mycket genom att sätta upp många mål utan dela hellre upp i separata korta möten.
- Agenda – tidssatt! Agendan ger deltagarna möjlighet att förbereda sig – tidssättningen hjälper till då den ger deltagarna överblick. Ange föredragande på respektive punkt om det är aktuellt. Engagera gärna många av deltagarna genom att dela ut roller och ansvar i gruppen.
- Förberedelsematerial. Utgå från agendan och se om du kan hjälpa deltagarna att förbereda sig – kan de titta på ett videoklipp? Lyssna på en pod? Läsa in material? Intervjua en kollega?
- Tekniken
- Finns teknikplattform redan eller ska du välja/rekommendera? Beroende på mål för mötet påverkas teknikvalet – ska deltagarna informeras och engageras är möjlighet till presentation viktigast (t.ex. Zoom), ska deltagarna arbeta tillsammans i delade dokument mm så väger den funktionaliteten tyngre (t.ex. Microsoft teams).
- har alla rätt version av mjukvara som ska användas?
- har alla lämplig hårdvara (dator/platta/telefon) som passar för vald mjukvara?
- har alla webkamera?
- Se till att det finns reservalternativ t.ex. att ringa in till mötet vid teknikproblem
- Deltagarna
- Skaffa om möjligt porträttbilder på alla deltagare
- Se till att ha uppgifter om alla deltagare – telefonnummer, mail, ort, land, tidszon. Rita gärna en enkel skiss/karta över var deltagarna befinner sig. Denna är ett bra stöd under mötet och anteckningar kan göras direkt på denna
- Förbered rollfördelning – vem/vilka antecknar, vem håller koll på pauser, vem håller koll på deltagare som lämnar eller ansluter etc.
Inbjudan/Kallelse
Bjud in till mötet och skicka med information och ev. förberedelseuppgifter. Instruktionerna för tekniken ska vara (över)tydliga. Bifoga instruktioner – gärna med bilder – hur deltagarna ska logga in/koppla upp sig – om de måste göra vissa ändringar inställningar (vanligt i tex. Microsoft Teams där olika organisationer kan ha kommit olika långt).
Är det första gången deltagarna möts så kan det vara på sin plats att bifoga en kort introduktion av deltagarna som kallas, eller ännu bättre: Be deltagarna presentera sig själva före mötet och ge återkoppling till andras presentationer – på så sätt kan nätverkande inom gruppen starta innan själva mötet. Detta gäller framför allt om gruppen ska arbeta tillsammans under en längre tid.
Ska vissa deltagare mötas fysiskt och vissa medverka online? Kalla ändå samtliga till onlinemötet så kan alla medverka även något oväntat hinder dyker upp för deltagare som skulle medverkat fysiskt.
Vissa mjukvaror, t.ex. Microsoft teams kräver att inbjudan görs genom den aktuella mjukvaran och inte via outlook för att all funktionalitet ska kunna nyttjas.
Skicka med regler för online-möten
Förbered dig själv
Se till att du kan koncentrera dig på att leda mötet – prova tekniken flera gånger i god tid så du känner dig trygg med hur det fungerar. Se till att du känner dig trygg även med reservlösningen (Telefon). Önskar du stöd med tekniken? Boka in sådant stöd och se till att ha kontaktuppgifter och/eller bjud in denna person till mötet.
Se till att skapa luft i din kalender både före och efter mötet. Det sätt som du leder mötet har mycket stor påverkan på övriga deltagare – se till att du är i så bra form som möjligt. Hur du säkrar det vet du själv bäst – vissa tar en kort promenad, andra mediterar – stärk dig på det som passar dig.
Starta tydligt och vänligt
Uppmana deltagarna att koppla upp ca 15 minuter före mötets starttid för ett kontrollera att all teknik fungerar och känns bekväm, uppmuntra också till socialt småprat under denna kvart – Vid ett fysiskt möte träffas man vid kaffemaskinen och pratar om hur det var i helgen – detta småprat är ett viktigt socialt smörjmedel som inte får gå förlorat för att möten sker online.
Starta mötet på utsatt tid med att låta deltagarna presentera sig, lägg gärna till något litet personligt så att alla får komma till tals. Finns deltagare med som saknar webkamera lägg upp en porträttbild på den som introducerar sig.
Repetera mål för mötet, Spelregler för mötet, agendan och informera om att mötet kommer att avslutas med en liten utvärdering av arbetet inklusive den egna medverkan.
Styr
Under mötet ser du till att ni håller er till agendan med angivna tider, att alla kommer till tals och att det råder någorlunda samtalsbalans. Är det ett stort möte kan denna ledning gärna delas på två personer – en som fokuserar ämnet och för diskussionen framåt och en kollega som bevakar samtalsbalans och att ingen hamnar utanför. Styrningen underlättas mycket av tydliga spelregler för mötet.
Se till att deltagarna är fokuserade på mötet och inte sysslar med annat som mail, surfa etc. Bästa sättet är naturligtvis att se till att mötet blir så bra så alla känner att det är meningsfullt och tidseffektivt. Du måste därför bryta diskussioner som enbart rör två deltagare tidigt då övriga kan tappa fokus – be de berörda att enas om separat möte och att återrapportera till dig. Vet du i förväg att vissa frågor kommer upp som inte berör alla fundera på om du ska dela upp i mindre grupper vid dessa tillfällen eller lägga denna punkt sist, så att de som inte berörs kan lämna mötet.
Engagera
En viktig uppgift för dig som mötesledare att engagera deltagarna. Det kan ske på många olika sätt:
- Ställ direkta riktade frågor till respektive deltagare, håll reda på vilka som fått frågan och i vilken ordning (notera på lista över deltagare).
- Växla mellan helgrupp och arbete i virtuella mötesrum för mindre grupper (går utmärkt i de flesta verktyg, t.ex. zoom och teams, men kräver en del förberedelse)
- Generellt bör breda öppna frågor som ”vad tycker ni om förslaget” undvikas då det brukar bli tyst – men det finns ett undantag: För att få något som liknar brainstorming där deltagarna inspireras av varandras inlägg så kan man ställa en tydlig fråga/uppgift och be samtliga att skriva korta, snabba svar i chatten. Då alla ser chatten kommer de att se varandras inlägg och kunna spinna vidare på dessa – visserligen kommer många dubbletter, men det spelar ingen roll.
- Involvera många i mötesledningen – dela ut rollerna
- Pausansvarig
- Samtalsbalansansvarig
- Anteckningsansvarig
- Ta pauser med och utan uppgifter. Det är tröttande att sitta vid skärm – ta paus minst varje timme. Deltagarna måste få egen tid, men vissa pauser kan gärna innehålla småprat – uppmuntra gärna till detta.
Avsluta ordnat med tid för det mellanmänskliga.
Avsluta mötet tydligt genom att första ta det konkreta: Vad har beslutats? Vad ska göras till när som följd av mötet och vem ansvarar. Men samarbete rör inte enbart leveranser och aktiviteter. Relationer och samspel inom gruppen är också viktigt. I ett fysiskt möte har ni troligen haft tid för lite vardagssamtal som är viktigt för relationen, men inte direkt kopplat till ärenden på mötet. I ett distansmöte måste du som mötesledare kompensera för detta. Avsluta mötet med att fråga hur var och en upplevt mötet, om de upplever att de fått komma till tals och bli lyssnade på, hur de bedömer sin egen insats i mötet, finns förbättringsförslag?
Du kan också gå laget runt med en formell utcheckningsfråga – hur känns det nu? Eller hur nöjd är du med det vi åstadkom på mötet.
Efter mötet
Se till att minnesanteckningar mm från mötet blir tillgängliga och följ upp snabbt– särskilt om det uppkommit förslag till förbättringar eller ändringar. Genom att ge snabba svar visar du respekt gentemot förslagsställaren.
Spelregler för deltagande i distansmöten
- Ha webkameran påslagen – mötet blir mycket mer levande om vi kan se varandras mimik och risk för missförstånd minskar
- Ha mikrofonen avslagen när du inte pratar om det finns minsta risk för störande ljud
- Räck upp handen, men slå också på mikrofonen och säg till direkt om du vill fråga/svara – det är ofta svårt för mötesledaren att se funktionen ”räck upp handen” som finns i många mjukvaror
- I vissa möten används chatt-funktion för frågor – detta kräver att någon annan än mötesledaren bevakar chatten – om du är osäker så fråga.
- Se till att sitta så ostört som möjligt – det är svårt nog att koncentrera sig på ett online möte utan husdjur/familjemedlemmar/kunder/trafik mm
- Gör dig bekväm med mjukvarans fördelar – ett exempel är att i Microsoft teams använda funktionen ”fäst” för att behålla förstorad bild på den du vill koncentrera dig på, men liknande funktioner finns i alla mjukvaror.