Om projekt

Över hela världen söker näringsliv, offentliga förvaltningar och organisationer nya former för att skapa dynamik, flexibilitet och effektivitet i verksamheterna. Hierarkiska strukturer rivs, organisationer ”plattas till” och fokus riktas mot projekt, nätverk och flödesorganisationer. Projektformen utvecklas allt mer från att traditionellt bara ha varit en arbetsform till att bli en medveten organisationsform, en ledningsform och en form för lärande.

Projekt som arbetsform

När man talar om projekt så är det ofta projekt som arbetsform man menar. Även inom utbildningsvärlden är det sedan länge detta synsätt som dominerar. Här ingår både metoder och verktyg, och man har under årens lopp lagt tyngdpunkten på olika delar av projektformen – allt ifrån detaljerade planeringsfilosofier och modeller till samverkan mellan projektmedlemmarna och själva hantverket att arbeta i projekt.

Projekt som arbetsform passar alla verksamheter som driver frågor där kraftsamling och resultatfokusering krävs. Den gemensamma metodiken ger ofta vinster då projekten som drivs kan utgå från denna och slippa utforma sina egna verktyg och mallar för arbetet. Tid kan istället läggas på att skapa själva innehållet i projektet. En ensad metodik ger också större möjligheter till samverkan i och mellan organisationer då begrepp och språkbruk är gemensamma.

Med sin struktur och viktiga delar som målformulering, planering, riskanalyser och kontinuerlig uppföljning bidrar projektarbetsformen till en ökad total effektivitet.

Projekt som organisationsform

Ända sedan industrialismens intåg har projektformen använts för att ge livskraft åt befintliga organisationer. Traditionella organisationsläror bygger ofta på hierarkiska beslutsmodeller. När man tillämpar projekt som organisationsform är det viktigt att inte falla in i liknande mönster. En så enkel organisationsstruktur som möjligt öppnar dörrarna för en rak kommunikation och ett effektivt samspel. Ett mer byråkratiskt förhållningssätt försvårar genomförandet av uppgiften. Samarbete och initiativrikedom inom projektgruppen är viktiga aspekter, nästan ännu viktigare än de verktyg som gruppen använder.

En verksamhet som tillämpar projekt som organisationsform har stora möjligheter att frigöra energi på olika nivåer i verksamheten. En av orsakerna till att projektformen haft så stor framgång är att den ger möjlighet att skräddarsy ändamålsenliga grupper utifrån de enskilda uppgifternas behov. Man behöver inte ta hänsyn till hur organisationens struktur ser ut för övrigt utan man kan samarbeta effektivt över enhetsgränserna. Organisationsformen är därför inte så känslig för organisatoriska förändringar.

Projekt som ledningsform

Projekt används också alltmer som en ledningsform. I det sammanhanget är det viktigt att tydliggöra långsiktiga mål för projekten och samordna dem med den övergripande verksamhetsplaneringen.

Många ledningsgrupper har ändrat sitt sätt att leda sina verksamheter eftersom det har blivit allt viktigare med snabba reaktioner på yttre påverkan. Att vara tydlig när man beställer nya projekt och att tidigt stoppa ineffektiva projekt är centrala arbetsuppgifter för dagens ledningsgrupper. Detta medför ökade krav på hur man arbetar med projektportföljer, hur man värderar enskilda projekt i förhållande till helheten och hur man säkrar bra beslutsunderlag för att starta nya projekt.

Projekt som form för lärande

Projektformen används alltmer som en form för lärande. Detta är tydligast inom utbildningsväsendet. Många akademiska studier är numera till stora delar projektbaserade. Även utanför utbildningsvärlden är lärandet en viktig del i projektformens tillämpning. Läroprocessens steg – planera, genomföra, reflektera och förbättra – ingår som en naturlig del i projektarbetet. Ofta ger processen upphov till nya idéer om hur man bör bedriva och förändra mål och inriktning. Varje projektgrupp behöver diskutera hur läroprocessen kan utvecklas och hur andra projekt och hela organisationen i övrigt ska få del av vunna erfarenheter.

I många projekt är lärandet en viktig del av resultatet. Det går ganska snabbt att skapa modeller och processer, men det tar längre tid att förvärva kunskaper. När man vill utveckla projekt som lärandeform gäller det att inte enbart fokusera på metoder för att lagra information och erfarenheter. Det är också viktigt att skapa olika forum där människor kan mötas och diskutera. Det svåraste, men viktigaste, steget i en kontinuerlig läroprocess är att omsätta erfarenheterna i praktiken.