Digitala verktyg för projektledning – det här behöver du tänka på
Vilket är det bästa digitala verktyget för projektledning? Det beror förstås på behoven, men hur reder jag bäst ut dessa? Vad finns på marknaden? Och vad är trenderna inom området? Denna artikel går igenom vad du behöver tänka på.
De olika ramverken för projektledning, såsom ISO 21500, PMBOK® Guide (PMI®), ICB (IPMA), PPS, Wenell, SCRUM, PRINCE2 m fl, beskriver många processer, metoder och verktyg. Listan är lång och inkluderar verktyg som krav- och ändringshantering, Gantt-scheman, WBS, riskanalys, uppföljning, rapportering osv. Alla dessa kan användas ”för hand”, dvs med papper och penna – eller kanske en whiteboard med ”gula lappar” – och enkla beräkningar. Det fungerar utmärkt – särskilt i tidiga faser innan strukturer och arbetsmetoder har fått form. I små projekt där alla ofta är samlade på samma plats kan det till och med fungera för hela resan från idé till leverans. Men i större projekt och organisationer bör man nog verkligen överväga att använda ett digitalt verktyg, särskilt om projektgruppen är utspridd.
Det handlar om kommunikation och transparens; om hur det som händer i ett projekt påverkar andra projekt; om beroenden mellan projekt och andra delar av organisationen som hanterar ekonomi, personal, gemensamma resurser. Utöver det finns standarder och lagkrav (på t ex spårbarhet) som måste tas hänsyn till. Därtill kommer ofta krav på effektiviseringar för att hålla kostnader nere. Allt det här driver på en accelererande digitalisering och automatisering inom projektvärlden.
Denna artikel är inte någon komplett marknadsöversikt, då en sådan inte kan hållas aktuell eller ens göras relevant (beroende på hur man drar gränserna). Snarare är detta en guide till vad man bör tänka på före ett införande.
Vad ÄR ett projektledningsverktyg?
Vad som lätt kan leda till förvirring är begrepp som verktyg, funktion, app, mjukvara och IT-system. I den analoga världen betyder i allmänhet verktyg för projektledning en metod, t ex sättet att göra en riskanalys. Man arbetar med papper och penna, whiteboard etc. När man i den digitala världen pratar om ett verktyg däremot, så menar man snarare en mjukvara, exempelvis ett planeringsverktyg vars olika funktioner (skapa tidplan, allokera resurser, beräkna kostnader…) stödjer planeringsarbetet, men man syftar inte på metoden för att planera (även om metoden till stora delar kan styras av mjukvarans utformning).
Microsoft Projects
Digitala verktyg för projektledning har funnits längre. Microsoft Project och Oracle Primavera dök upp för över 30 år sedan och har utvecklats sedan dess. Med sina mer än 20 miljoner användare är Microsoft Project något av en standard i många branscher.
Men den tekniska utvecklingen har stadigt accelererat. Nya former av projektledningsmetodik har också utvecklats samtidigt som ny teknik och internet dramatiskt har sänkt tröskeln (och kostnaden) för att skapa och lansera en ny produkt på marknaden. (Och självklart har de sociala medierna också påverkat utvecklingen.) Idag finns en i det närmaste oöverskådlig mängd alternativ att välja på – allt från omfattande och dyra system till små nätta gratis-appar.
Hur kan digitala verktyg stötta projekt?
Effektivisering är den främsta drivkraften till att införa digitala verktyg för projektledning, enligt en undersökning från 2015 utförd av Forrester Research på beställning av Microsoft. Ökad synlighet och bättre resurshantering är andra starka drivkrafter, liksom att skapa ett smidigare och mer skalbart sätt att jobba. Men för många organisationer finns det förstås helt andra drivkrafter.
Överraskande många projekt uppfyller inte sina mål, spräcker sina tids- och kostnadsramar eller upplever andra svårigheter. Det har gjorts många undersökningar kring varför projekt inte utfaller som planerat, men utan att gå in på detaljer är det ofta snarlika problem som dyker upp:
| Bristfällig (ofta orealistisk) planering | Ingen, eller alltför kort, förstudie | Otydliga eller dåligt hanterade mål och krav | Bristande förankring hos intressenter |
| Dåligt ledarskap eller svag kompetens i projektgrupp | Bristande kommunikation | Oklar eller ineffektiv metodik | Otillräcklig finansiering eller bemanning |
Även det bästa tänkbara digitala verktyget kan inte lösa alla problem eftersom dessa i grund och botten är ”human errors”. Det spelar ingen roll om ett projektledningsverktyg tillämpas med papper och penna eller med hjälp av någon mjukvara, kraven att verkligen förstå verktyget och kopplingen till helheten är de samma. Vad digitalisering (automatisering) däremot verkligen kan bidra med är att effektivisera. Särskilt kan repetitiva arbetsuppgifter eller att hantera stora mängder data snabbas upp. Men alla som har drabbats av ett illa genomtänkt eller dåligt genomfört införande av ett nytt IT-system vet att en effektivisering inte är given. Det är viktigt att ställa sej frågor innan: Vad vill vi uppnå och för vem? Var finns bromsklotsar och var finns flaskhalsar? Var kan en digitalisering verkligen kan tillföra något? Och vilka är nackdelarna?
Intressent- och behovsanalys
Vilka är egentligen ett projekts intressenter och hur får man reda på deras behov och förväntningar? Att på ett strukturerat sätt kartlägga vilka som är intresserade av projektet – och på vilket sätt dom är intresserade – är viktigt. På Wenell använder vi ofta den här bilden:
Steve Jobs (medgrundare för Apple) sa ”Många gånger vet inte folk vad de vill ha förrän du visar det för dem” och det är mycket sant. Att försöka gissa sej till olika intressenters behov är en dålig taktik. Bjud in till möten eller workshops istället. Ställ frågor, diskutera behov och titta på olika digitala verktyg tillsammans.
Gula lappar och en whiteboard, eller kanske ett Excel-ark, är utmärkt för att testa ”prototyper” till både verktyg och arbetssätt. Om det inte fungerar så bra är det snabbt och enkelt att ändra och prova igen.
I många fall räcker det faktiskt med något mycket enkelt. Samtidigt kan ett väl valt verktyg med fler funktioner vara till stort stöd för projekt och organisation i övrigt. I större projekt eller i miljöer med många parallella projekt, särskilt då intressenterna inte finns på samma ställe eller ens i samma tidszon, är det i allmänhet nödvändigt med någon form av digitalt verktyg.
Portfölj- och programstyrning
Ett projekt är sällan en isolerad företeelse, det händer saker både före och efter. Kanske föregås huvudprojektet av ett sälj- eller innovationsprojekt. Och går kanske senare över i ett installations- eller utvärderingsprojekt.
Projekten kan var olika karaktär, stora, små, långa, korta, ha olika prioritet osv. Behoven är mycket olika i ett byggprojekt jämfört med ett läkemedelsprojekt. Många verktyg är skapade för att vara så universella som möjligt, andra är mycket specialiserade. En del organisationer har så pass speciella (och tydliga!) krav att man väljer att utveckla helt egna verktyg.
Exempel på projektportfölj i Antura.
I organisationer som driver ett antal projekt mer eller mindre parallellt handlar det om portfölj- och/eller programstyrning. Ofta har dessa projekt ett antal beroenden sinsemellan. Det handlar inte bara om personal och andra gemensamma resurser utan också beroenden till kapitalflöden, leverantörers och kunders projekt osv. Det hela blir lätt svårt att överblicka och att styra på ett optimalt sätt. I dessa fall kan verktyg med funktioner för portfölj- och programstyrning snabbt betala sej i form av ökad tydlighet och bättre samordning – och därmed högre effektivitet. Med stöd för scenarioplanering (en metod för företag att förutse och hantera framtida förändringar) kan man optimera ytterligare.
Hönan och ägget
Det kan tyckas självklart att man ska välja mjukvara för projektledning utifrån det sätt man vill jobba. Inte tvärtom, dvs välja något som tvingar in projekt och organisation i nya och oönskade arbetssätt. Men är detta verkligen en universell sanning? Kanske är det även så att ett bra digitalt verktyg faktiskt kan inspirera till nya och bättre sätt att arbeta?
Helt klart har vi tankar kring hur vi som projektteam vill arbeta men det finns troligen också önskningar och krav från organisationen i övrigt. Det är vanligt, särskilt i större organisationer, att det finns tekniska krav och en IT-policy att förhålla sej till. Ska till exempel mjukvara installeras lokalt eller på en gemensam server? Allt detta måste betraktas ur ett helhetsperspektiv och det är något av ”hönan och ägget” – det är inte uppenbart var det börjar och slutar. Det gäller att öppet söka sej fram till svaret i flera rundor och fundera på arbetssätt, implementering och verktygets funktioner och möjligheter.
Funktioner
Digitala verktyg för projektledning kan ha många olika funktioner. Här är några exempel:
| Gantt-schema | Kanban / Burndown | Resurshantering | Budget | Dokumenthantering |
| Ärendehantering | Portfölj- och programhantering | Mail, chat, forum och liknande | Tidsrapportering | Fakturering |
| Kalender | Riskhantering | Mind mapping | Närverksdiagram | Earned Value |
| Kravhantering / backlog | Stöd för projektmodell | Dask board / Rapportering | Testhantering | Aktivitetshantering |
| Stöd för olika språk | Kvalitetsstyrning | Beslutsstöd | Mötesstöd | Integration / API |
Många funktioner och stor flexibilitet innebär ett utvecklingsbart system som inte låser in arbetssätt. Myntets baksida är högre komplexitet som i sin tur innebär högre inlärningströskel. Man måste också se till användarnas IT- mognad och motivation. Att en funktion finns på papperet betyder inte att den är implementerad på ett sätt som passar användarna. Funktioner som är svåra att förstå, eller som inte används, innebär kostnader. Inte minst i form av frustration hos användarna.
Nästan alla leverantörer erbjuder någon form av kostnadsfri, eller i alla fall billig, möjlighet att prova innan köp. Att seriöst prova flera alternativ tar förstås tid men skapar också bättre underlag för kravställande och beslut. Just eftersom införandet av ett nytt verktyg kan påverka arbetssätt är det viktigt att tänka både långsiktigt och utanför projektet. När man väl har gjort ett vägval kan det bli svårt och dyrt att ändra.
Visualisering – Gantt, Kanban eller en mix
Gantt-schema eller diagram är nog för många fortfarande sinnebilden för en projektplan. Det kan visualisera bl a projektplan, beroenden mellan aktiviteter och deras respektive status. I många fall fungerar det mycket bra, men då aktiviteter mer har en processliknande karaktär kan Kanban fungera bättre. Särskilt mjukvaruindustrin har tagit till sej Kanban, men det är inte ovanligt även i andra branscher. Det finns ett flertal verktyg för båda arbetssätten.
I många verktyg är antingen Gantt eller Kanban basen, men i vissa fall förenar man båda alternativen i samma. Aktiviteter i Gantt-schemat kan då få egna Kanban-tavlor. Projektgruppen kan bestämma vad som bäst passar aktuell aktivitet.
Allt i samma verktyg eller integrerat system
En relevant fråga är om man ska satsa på något allt-i-ett verktyg eller ett system med skilda, men kanske sammankopplade verktyg. I enklare sammanhang och vid lägre grad av IT-mognad kanske man i första hand ska sikta på separata verktyg; ett för kravhantering, ett för planering, ett för ekonomi, ett för dokumenthantering osv. Problemet är att gränser i organisationer sällan är skarpa och att manuellt dela data mellan olika verktyg blir ineffektivt. Så länge det inte redan finns så många verktyg i organisationen kan ett allt-i-ett system för projektledning fungera. En molntjänst med kort startsträcka och ”rätt” funktioner kan därför vara en mycket bra lösning för organisationer som inte kan eller vill investera i mer komplexa integrerade system.
I organisationer med höga krav på effektivitet och med resurser att göra kompetenskrävande integrationer är det annorlunda. Det är också relativt branschspecifikt. När projekt är kärnverksamheten, t ex för konsultföretag, eller vid modern mjukvaruutveckling är det ofta helt nödvändigt med någon form av integrerat system. Verktyg som ska integreras (”prata med varandra”) behöver något slags API (Application Programming Interface) vilket kortfattat är något som gör det möjligt att skicka data och kommandon mellan olika verktyg. System kan byggas upp på många olika sätt och detaljerna går utanför denna artikel. Det viktiga är att ett verktyg utan någon bra möjlighet att kommunicera med andra verktyg tenderar att bli isolerat – och det är någon som i sin tur påverkar arbetssätt, organisation och effektivitet.
Lokal installation eller molntjänst?
För ett antal år sedan var de flesta mjukvaror något man installerade lokalt i en PC och betalade för med en engångskostnad. Idag är den modellen snabbt på väg bort för att ersättas med client-server lösningar och molntjänster (eller SaaS, Software as a Service) med prenumerationer. Bilden nedan illustrerar:
Att installera en mjukvara lokalt i en PC (Windows, Mac, Linux…) och spara alla data på hårddisken är enkelt och rättframt för en användare men blir snabbt ineffektivt när fler användare behöver ha tillgång till samma information. Att mejla eller att lägga data på en USB-sticka är sällan fungerade lösningar. Då är det bättre med en gemensam databas som via ett internt nätverk kan nås av alla användare. I större eller IT-mogna organisationer är detta en vanlig lösning.
Att ha lokala mjukvaror i användarnas datorer har fler nackdelar. Det blir t ex lätt problem med att alla kanske inte kör samma version. Mjukvaran kanske inte heller finns för alla typer av datorer (Windows, Mac, Linux etc) och inte heller för mobila enheter (som ju kan vara ett krav om man har projektmedlemmar ute i fält).
Idag blir det allt vanligare att man istället använder molntjänster. Det kan göras på lite olika sätt men typiskt använder man en vanlig browser (webbläsare) för att gå till en hemsida som finns på en internetkopplad server med projektledningsverktyget och en databas. Alternativt använder man en app som på samma sätt bara är ett användargränssnitt mot det egentliga verktyget och databasen. Därmed använder alla samma version av det grundläggande verktyget och en gemensam databas. Andra organisationer (kunder till samma verktygsleverantör) använder samma molntjänst men en egen databas. Samma system kan därmed användas av många (tusentals) användare och kunder.
Tack vare centraliseringen är molntjänster därför i allmänhet betydligt billigare än lokalt installerade verktyg. Kravet på IT-kompetens hos kunden minskar också då man i praktiken outsourcar drift och underhåll.
Skillnaden i affärsmodeller ställer ibland till problem för företag som inte har rutiner och strukturer i övrigt som passar för prenumerationstjänster så det är något att reda på före beslut.
Säkerhet
IT-säkerhet måste tas på stort allvar – hoten är både reella och ett ökande problem. Hur ser organisationens IT-policy ut? Ett lokalt installerat verktyg och tillhörande databas kan skyddas av en inloggningsfunktion och kanske hårddiskkryptering. Finns datorn dessutom bakom bra brandväggar så är det tillräckligt i de flesta fall. Men då man (t ex via en browser) loggar in på någon leverantörs server så måste man vara medveten om att riskerna ökar.
Dessutom är det viktigt att läsa det finstilta. Vem är det som äger data som läggs upp molntjänsten, kunden eller leverantören? Kan man hämta säkerhetskopior? Vad händer om leverantören av molntjänsten går i konkurs?
Det är relativt vanligt att organisationer inte tillåter att känslig information lagras i verktygsleverantörers molntjänster. Många leverantörer erbjuder därför möjligheten (mot en kostnad) installation av verktyget i kundens eget system. En sådan lösning ger dock inte kunden bara ägande och kontroll över databasen, det ingår också ansvar för drift och uppdateringar.
Införande
Man kan diskutera vilken taktik som är bäst; implementera i mindre etapper, starta med en pilot etc eller ta ett stort kliv med ett bredare införande. Nackdelen med mindre etapper är att bara delar av organisationen tar till sej något nytt vilket kan skapa kommunikationsproblem. Å andra sidan är nackdelen med ett större kliv att det blir svårare att korrigera ett mindre lyckat vägval.
Det finns inga enkla sanningar men att alla intressenter verkligen förstå syftet med ett införande är avgörande. Alla CHAOS rapporter från Standish Group sedan 1994 har haft ”involvera användare” på första eller andra plats som framgångsfaktor för att IT-projekt ska lyckas – det säger mycket om hur viktigt det är.
Införandet kan också vara en teknisk utmaning, men det gäller att se utanför denna. Saker som effektivitet, genomslagskraft, inställning, engagemang och nöjda användare är väl så viktiga men kan vara svåra att bedöma. Det är värt att fundera på hur det ska mätas och följas upp före, under och efter ett införande.
Andra verktyg
Vad som är att betrakta som projektledningsverktyg eller inte är en diskussionsfråga, men är frågan verkligen meningsfull? Även verktyg som inte direkt är skapade för att stötta projekt kan vara mycket användbara. Här är några exempel (det finns många fler!) på verktyg som kan vara intressanta för projektledning:
- Ärendehantering
- Jira (https://www.atlassian.com/software/jira)
- Bugzilla (https://www.bugzilla.org)
- MantisBT (https://www.mantisbt.org)
- Samverkan och chat
- Yammer (https://www.yammer.com)
- Slack (https://slack.com)
- Samepage (https://www.samepage.io)
- Resursplanering
- Silverbucket (http://www.silverbucket.com/en)
- TimeLog (http://www.timelog.com/en)
- Ganttic (https://www.ganttic.com)
- Generella databaser
- Wunderlist (https://www.wunderlist.org)
- Airtable (https://airtable.com)
- OneNote (https://www.onenote.com)
- Mötesstöd
- Mobilimeet (http://mobilimeet.com)
- Meeteor (http://www.meeteor.com)
- Web Whiteboard (https://webwhiteboard.com)
- Mind mapping
- XMind (http://www.xmind.net)
- FreeMind (http://freemind.sourceforge.net)
- ConceptDraw (http://www.conceptdraw.com/products/mind-map-software)
- Cloud storage
- Box (https://www.box.com)
- OneDrive (https://onedrive.live.com)
- Dropbox (https://www.dropbox.com)
Kostnad
Inte så överraskande har verktyg med många funktioner en högre prislapp. Leverantörernas pris- och affärsmodeller är snudd på lika diversifierade som produkterna. Heltäckande verktyg för stora organisationer kan kosta 400-2500 USD. Till det kan supportavtal eller konsulttjänster för uppstart komma.
Affärsmodellen för montjänster är normalt någon slags prenumeration där kostnaden kopplas till antalet användare, funktionalitet, hur snabb support man kan räkna med, storlek på databas med mera. Priset brukar ligga i spannet 5-50 USD/användare/månad för de billigaste alternativen.
Det finns också ett antal gratisverktyg (”open source”) som har utvecklats av frivilliga grupper. Exempel är Redmine, Dotproject, Planner, ProjectLibre och GanttProject. Flera är mycket populära och har bra stöd för användare. En del gratisverktyg kan dock kräva specifik kunskap kring installation och drift.
För många molnbaserade verktyg erbjuds gratisversioner men det är i allmänhet snarare att betrakta som reklam än bra alternativ för professionella organisationer.
I alla lägen är kostnaden för själva verktyget liten i förhållande till utbildning och påverkan på organisationen. Att ändra arbetssätt kan ta överraskande lång tid även i organisationer som i huvudsak är positiva till en digitaliseringsagenda. På samma sätt kan en ganska liten effektivitetsökning motivera en större investering.
Sociala medier och BYOD
Sociala medier har påverkat mycket i vårt samhälle och det gäller även projektledning. Idag är det inget speciellt att statusrapportering i ett projekt sker via sociala medier istället för telefon. Många, men inte alla, digitala projektledningsverktyg har något slags API som gör det möjligt att integrera olika sociala medier.
Begreppet BYOD (Bring Your Own Device) betyder i korthet att medarbetare använder sin egen telefon, tablet eller laptop i jobbet. Det finns mycket att säga om fenomenet men här nöjer vi oss med att konstatera att BOYD har lett till mängder med nya appar för projektledning.
Framtida utveckling
Internetstiftelsen i Sverige (IIS) publicerar varje år data för genomsnittlig internethastighet. Siffrorna pekar stadigt uppåt. Samtidigt presterar datorer och mobila enheter allt mer i förhållande till kostnaden. Kombinationen är kraftfull och gör digitaliseringen till en stark global trend.
Nya verktyg som lanseras är nästan uteslutande olika molntjänster, lokalt installerade verktyg tycks inte vara framtiden. Även den stadigt ökande användningen av sociala medier påverkar starkt vilket tydligt avspeglar sej i utvecklingen av digitala verktyg för projektledning.
En annan spännande och kraftfull trend är utvecklingen inom det som ofta kallas för artificiell intelligens (AI). (Egentligen är ett bättre ord maskininlärning, machine learning, dvs avancerad mönsterigenkänning, statistik och prediktering.) Det handlar om algoritmer som på bas av stora mängder data kan göra analyser och ta beslut på ett sätt som inte tidigare har varit möjligt. Vi ser AI implementeras i form av bild- och taligenkänning, automatisk börshandel, och självkörande bilar, men AI kommer nu också till projektledning som olika former av beslutsstöd.
Det är svårt att sia om framtiden, men en sak är säker: projektledaryrket både påverkas och utvecklas av digitaliseringen.
Anders Cöster är civilingenjör och senior konsult här på Wenell Management, där han jobbar med projektledarutbildning, coachning, ledningsstöd och processutveckling. Den mångåriga yrkeserfarenheten sträcker sej från små startup-företag till stora internationella organisationer. Anders spanar alltid efter nya trender och brinner för teknisk utveckling, innovation och entreprenörskap, men han när också ett stort intresse för människor och ledarskap.